Al obtener los registros de la base de datos, logramos tener un concentrado de datos lo suficientemente grande, sin embargo, el trabajo apenas comienza, hay que escarbarle a la base de datos, es decir, comenzar a extraer información. Como ya se vio anteriormente, una de las formas más básicas y simples de observar los datos es usar los filtros, sin embargo, con ellos no es posible extraer información nueva. Se preguntarán
¿extraer información?
¿acaso los datos de la base de datos no representan información?
La respuesta es SI, los datos en sí mismos ya representan información, PERO son datos en bruto no nos dicen mucho por si solos, para que digan algo más es preciso trabajarlos por medio de los pilotos de datos (así llamados en Open/Libre Office) o las tablas dinámicas (así llamadas en Excel) a fin de producir la información deseada, misma que dé respuesta a preguntas concretas que se formulen, y para las cuales, en principio, fue necesario crear la base de datos: ¡ALGO QUERÍAMOS OBTENER! y ese algo lo vamos a buscar en la base de datos obtenida. Como pueden ver el trabajo con los datos apenas comienza.
Antes de entrar de lleno en el trabajo con las consultas propiamente para comprender el trabajo fuerte con los pilotos de datos, es necesario comenzar con adentrarnos en la interfaz de las aplicaciones, por lo tanto en esta primera entrada hablaremos de cómo trabajar en C y en la siguiente entrada se mostrara cómo trabajar en Excel. Comenzaremos por entender los pasos a seguir para crear piloto de datos, eliminarlos, actualizar sus datos fuente, y editarlos.
- Para que tengan una base de datos y pueda trabajar con lo que se ve en esta entrada, recuerde que ya se le ha proporcionado una base de datos de ejemplo en la entrada en la que se explica como filtrar datos.
Piloto de datos/Tabla dinámica
Crear los pilotos implica cierta complejidad, pero sin duda es la forma más robusta de consultar información desde la base de datos. Son la forma más eficiente e ideal para obtener la información desde la base de datos, en términos generales, con los pilotos de datos se pueden realizar conteos para así poder obtener datos estadísticos (y a partir de ellos sea posible generar gráficas).Con un piloto de datos es posible combinar, comparar y analizar grandes cantidades de datos para generar tablas con resultados. Una tabla de Piloto de datos ofrece el resumen de una gran cantidad de datos (registros de la base de datos). Los datos se pueden disponer, redistribuir o resumir según distintos puntos de vista; mostrar detalles de diversas áreas de interés y generar informes.
Además, las tablas creadas son interactivas, por ello una vez creada la tabla de datos es posible editarla para cambiar su diseño y ver los resultados del resumen de distinta manera, es decir, reorganizar la información seleccionada para presentarla de la manera más adecuada. La interactividad misma de los pilotos de datos, permite que sean reutilizables, es decir, que con el mismo piloto se puedan extraer diferentes consultas a los datos; obviamente es preciso copiar los resultados de la tabla de piloto de datos obtenida con cada consulta realizada, a fin de mantener dicha información y poder editarla para mejorar su presentación en el informe o reporte de investigación que se esté generando.
Trabajar con Pilotos de datos en Calc
Crear el piloto de datos
Lo primero es colocarse en la hoja de cálculo que contiene los registros de la base de datos (en nuestros ejemplos la hemos llamado BD), a fin de que se pueda seleccionar el área de datos fuente.- NOTA: es sumamente importante que el área de datos no tenga ningún renglón vacío (todos los registros deben estar uno después del otro), además, tampoco debe tener ninguna columna vacía, es decir, todas las columnas deben tener rótulo (nombre de campo). Si la base de datos está cortada (con renglón o columna vacía) a partir de ese punto no se podrá tomar en cuenta la información en el piloto de datos.
Hay dos formas de que la orden de crear el piloto pueda seleccionar los datos:
- Se puede optar por colocar el cursor sobre la celda A1 (donde está el nombre del primer campo), y dejar que al dar la orden se seleccione automáticamente la información contenida en la base de datos.
- O en su caso, puede optar por seleccionar manualmente toda el área de datos de la hoja de cálculo, (incluidos los títulos de columnas, que son los nombres de los campos en cuestión).
Lo siguiente es ir al menú y elegir las opciones Datos / Piloto de datos / Inicio…
Observe en la imagen anterior cómo el cursor se coloca en la celda A1 de la hoja BD. Al hacer clic en la secuencia de opciones, abre el cuadro de diálogo Seleccionar fuente (u origen):
En la imagen anterior aparece el cuadro de diálogo, pero ahora al fondo se puede observar cómo se encuentra seleccionada toda el área de datos que corresponde a todos los registros (renglones) y todos los campos (columnas) de la base de datos, hablamos del rango general A1:T26 (observe este rango en la esquina izquierda de la barra de fórmulas), la cual es el área general que contiene todos los registros de la base de datos, desde el primer campo hasta el último campo.
Entonces, en el cuadro de diálogo elija la opción Selección actual y haga clic en el botón Aceptar, esto permitirá mostrar por completo el cuadro de dialogo Piloto de datos en el cual será posible construir la tabla de pilotos de datos con los resultados deseados.
En el cuadro de diálogo Piloto de datos podrá observar los nombres de los campos (rótulos que hemos colocado en las columnas), los cuales, tal como se muestra la siguiente imagen de ejemplo, se presentan al centro como botones (se resaltan en un recuadro en rojo); puede ver como se presentan dos columnas, sin embargo, observe que se presenta una barra de desplazamiento, por lo que es posible ver la totalidad de los campos de la base de datos para trabajarlas para construir el piloto de datos.
Podrá arrastrar cualquier campo a cualquiera de las cuatro áreas ("Campos de página", "Campos de Columna", "Campos de fila" y "Campos de datos"), sin embargo, antes de que se nos olvide, lo primero y más importante es seleccionar el lugar para la tabla resultante, es decir en donde vamos a poder encontrar el resultado de la construcción del piloto de datos, una vez que hayamos presionado el botón “Aceptar” del cuadro de diálogo “Piloto de datos”; ya que por ninguna razón debe crearse sobre el espacio donde se encuentran los registros de la base de datos (hoja BD), pues esto provocaría que la base de datos se dañara si el piloto de comienza a crear a partir de celdas que contengan datos.
Para ello, observe el botón “Opciones” en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo (quizá en algunas versiones se llame “Menos”), al hacer clic en el se logrará expandir el cuadro de diálogo, ya que originalmente se encuentra comprimido, mostrando las opciones adicionales en la parte inferior del cuadro de diálogo “Piloto de datos”. Observe en la imagen que una vez expandido, en lugar del botón “Opciones” aparecerá el botón “Más”, con el cual es posible volver a comprimir el cuadro de diálogo.
Ahora bien, una vez que se muestran las opciones adicionales, busque en el área “Resultado”, la lista desplegable frente a la etiqueta “Resultado en”, en donde podrá elegir una opción ya sea para: crear una hoja nueva, o para elegir un espacio en una hoja creada previamente.
Veamos el primer caso, si no tiene ninguna hoja especial para crear el piloto de datos, lo que puede hacer es elegir en la lista desplegable “Resultados en” la opción “Hoja nueva”:
Con ello, cuando se termine de crear el piloto de datos, se insertará una hoja de cálculo nueva, con nombre probable “Piloto de datos_BD_1”, a la que podrá cambiarle el nombre y llamarla “PilotoDatos”.
Ahora bien, en caso de que previamente haya creado una hoja en el libro de cálculo, en la cual vaya a ir vaciando los pilotos de datos, entonces deberá elegir en la lista desplegable “Resultados en” la opción “No definido”, pero en este caso aun debe elegir la celda a partir de donde se va a crear la tabla del piloto de datos, porque por defaul aparece una celda al final de lo que es la base de datos (vea en la imagen siguiente como se señala en color verde), pero recuerde que no debe elegirse ninguna celda dentro de la hoja donde se encuentran los registros de la base de datos (hoja BD), por ello, lo siguiente que debe hacer es presionar el botón “comprimir cuadro de diálogo”, véalo en la imagen siguiente en el circulo de color rojo:
Cuando presiona dicho botón (en rojo), el cuadro de diálogo se comprime y observará e cuadro comprimido sobre la ventana de la aplicación, tal como se muestra a continuación:
Lo siguiente es hacer clir sobre la hoja “PilotoDatos” y elegir una celda (hacer clic sobre ella), de esta forma se elige el lugar en el cual va a colocarse la tabla del piloto de datos cuando se termine de configurar. Como por ejemplo, observe en la imagen siguiente que se señala la celda $PilotoDatos.$B$3
Después de seleccionar la celda deseada, haga clic nuevamente sobre el botón “comprimir/reducir” para expandir nuevamente el cuadro de diálogo, y así poder terminar de configurar el piloto de datos.
Continuemos con el trabajo de crear el piloto de datos. Observe que en el cuadro de diálogo se tiene un área llamada “Diseño”, en la cual se presenta un recuadro con 4 espacios: “campos de página”, “campos de columnas”, “campos de filas” y “campos de datos”.
Lo que en esta ocasión vamos a hacer es crear el piloto de datos más simple, para que en la tabla resultante solo se muestre el total de registros de la base de datos. Entonces, lo siguiente es colocar el campo clave en el espacio llamado “Campos de datos”, en nuestro ejemplo es campo clave es “Folio”. Para colocar el campo clave en “campos de datos” haga clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo clave (Folio), y sin soltar el botón del ratón arrastre el campo hasta el área “campo de datos”, una vez allí, suelte el botón del ratón para que el campo se deposite sobre dicha área, al hacerlo verá algo similar a lo señalado en la imagen siguiente en el circulo rojo:
Observe como el campo folio ya se encuentra en el área llamada “Campos de datos”, además, ponga atención en el ejemplo, y vea que junto al nombre del campo (Folio) aparece la palabra “Total”, bueno ahora lo que se necesita corroborar que la formula a aplicar sobre dicho campo es la formula “contar”, a fin de que realmente se hagan los conteos de datos y no se arroje cualquier otro resultado inesperado. Entonces, lo que ahora debe hacer es presionar el botón llamado “Opciones” (en la imagen anterior se señala con la flecha verde), o en su caso si así lo desea, simplemente haga doble clic sobre el campo clave colocado sobre el área “campos de datos”; con ello se abrirá un cuadro de diálogo adicional, llamado Campos de datos, del cual deberá elegir la función “Contar” y luego haga clic en el botón Aceptar:
Con esto, ahora el campo folio sobre el área “campos de datos” se verá como se muestra a continuación, puede haber alguna variación en el nombre de acuerdo a la versión de la aplicación, pero debe hacer mención de que se realizará un conteo.
- Nota: Cabe aclarar que colocar y configurar la formula correcta es lo básico que deberá hacer para cualquier piloto de dato que vaya a crear de ahora en adelante, el campo clave es el único campo que deberá colocar en dicho espacio, ese campo y solo ese campo.
Ya con esto tenemos lo mínimo para generar una pequeña tabla de piloto de datos, que mostrará únicamente la cantidad de registros de la base de datos. Observe en la imagen el ejemplo:
Por el momento será lo mínimo que haremos para poder comprender como se trabaja con la interfaz que permite crear los pilotos de datos. Después se verá con mayor detalle como explotar el potencial de los pilotos de datos, agregando campos en las demás áreas.
Eliminar la tabla del Piloto de datos, en Calc
Para eliminar la hoja del Piloto de datos, colóquese en una celda cualquiera de la tabla generada por el piloto de datos, a continuación vaya al menú principal y elija las opciones Datos / Piloto de datos / Eliminar. Observe la imagen siguiente:
O en su caso si lo desea, puede hacer clic con el botón derecho del ratón, sobre cualquier celda en la que se encuentre la tabla generada del piloto de dato, lo que mostrará un menú contextual, en el cual puede elegir la opción Eliminar:
Con esto, se borrará por completo la tabla de pilotos de datos y las celdas de la hoja de cálculo queda sin ninguno de los datos que se presentaban originalmente al tener el piloto sobre las celdas.
Actualizar tablas de Piloto de datos, en Calc
Ahora bien, si por alguna razón hace alguna adecuación a algún contenido de la base de datos, es decir, si se han modificado los datos de la hoja fuente (hoja BD en nuestro caso), por ejemplo, si inserta una columna nueva en la que va a colocar una fórmula para poder calcular un nuevo dato a partir de los datos ya proporcionados por los encuestados, y ya tiene creado un piloto de datos, lo que debe hacer es actualizar o recalcular la tabla del piloto de datos.Para recalcular las tablas seleccione en el menú principal Datos / Piloto de datos / Actualizar.
O en su caso en el menú contextual del piloto de datos elija: Actualizar.
Editar tablas de Piloto de datos
Colóquese sobre cualquier celda dentro del Piloto de datos a editar, vaya al menú principal y nuevamente elija la secuencia de opciones del menú principal: Datos / Piloto de datos / Inicio… O en su caso muestre el menú contextual del piloto de datos y elija la opción “Activar”, esto permitirá abrir nuevamente el cuadró de diálogo “pilotos de datos” a fin de organizar el orden de los campos de datos y poder modificar el contenido que se desea presentar.A continuación analizaremos la utilidad de algunas de las opciones de la parte inferior del cuadro de diálogo (las que muestra el botón “Opciones” de la esquina inferior derecha), de forma que al colocar campos en las áreas “Campos de filas” o “Campos de columnas” sea posible observar los efectos que producen.
Las casillas en las que nos concentraremos son las siguientes:
- Al marcar la casilla de verificación Columnas totales se logrará que en la tabla resultante del piloto de datos se muestre una columna llamada “Total Resultados” por cada campo agregado en el área “campos de columnas”. Por lo tanto, si la casilla no se marca, se dejarán de mostrar los totales.
- Al marcar la casilla Filas totales se logrará que en la tabla resultante se muestre un renglón llamado “Total Resultados” por cada campo agregado en el área “campos de filas”. Por lo tanto, si la casilla no se marca, se dejarán de mostrar los totales.
- En el caso de la casilla Agregar filtro si se marca, presentará en la parte superior de la tabla resultante un botón denominado “filtro” con el cual en su caso se podrá aplicar un filtro personalizado al piloto de datos”.
- Si marca la casilla Ignorar las filas vacías, éstas no se tendrán en cuenta para la creación de la tabla de Piloto de datos.
- Si marca la casilla Identificar las categorías, éstas quedarán identificadas mediante sus encabezados y asignadas según corresponda al crear la tabla de Piloto de datos.
Ahora bien, veamos un pequeño ejemplo, editando el piloto de datos creado, en este caso probemos colocando el campo “sexo” sobre el área “Campos de filas”.
Con esto la tabla resultante se presentará como se muestra a continuación:
Observe en la imagen anterior, que debido a que el campo se colocó en las filas, los resultados obtenidos para cada uno de los valores almacenados en el campo “sexo” (“F”, “M”) se presentan en cada fila (observe dichos valores en la primera columna de la tabla y los resultados del conteo de cada valor en la segunda columna). Así mismo, como se dejó marcada la casilla “Resultados en filas”, se muestra el resultado total (que en este caso es el total de registros de la base de datos). E igualmente puede observar como aparece el botón filtro, mismo que se dijo que aparecerá cuando se haya marcado la casilla “Agregar filtro”.
- NOTA: En este momento el objetivo es comprender como editar el piloto de datos, por lo que no nos detendremos en la interpretación de la información obtenida en la tabla resultante, y lo dejaremos para otra ocasión.
Ahora bien, si arrastra el campo al área “Campos de columnas” se modificará la presentación de los resultados, sin embargo, los resultados son los mismos.
Como puede verse a continuación, en la tabla de piloto de datos resultante, como el campo se colocó en el área “campos de columnas” por eso los resultados obtenidos para cada uno de los valores almacenados en el campo “sexo” (“F”, “M”) se presentan en cada columna (vea como los valores del campo se presentan en el primer renglón de la tabla, y los resultados del conteo de cada valor en el segundo renglón).
Cabe aclarar que en cualquiera de las áreas (campos de columnas, “campos de filas”, “campos de página”) es posible colocar más de un campo, y por lo tanto, es posible modificar el orden de los resultados mostrados en la tabla resultante, con solo cambiar de posición los campos colocados en cada área; esto se logra arrastrando el botón del nombre de uno de los campo a una posición distinta dentro del área donde se hayan colocado los campos. Dejaremos para otro momento dichos ejemplos, para aprovechar y analizarlos con mayor detalle cuando comencemos a interpretar los datos obtenidos.
Para eliminar un campo de cualquiera de las áreas simplemente selecciónelo y arrástrelo fuera de la misma, cuando el puntero del ratón se convierta en una señal de prohibición dentro de la hoja, suelte el ratón y el campo se eliminará.
Otro aspecto que es importante mencionar es que al pulsar dos veces en el nombre de un campo colocado en alguna de las áreas del cuadro de diálogo Piloto de datos (campos de columnas, campos de filas, o campos de página) , se mostrarán un nuevo cuadro de diálogo, mostrando una lista de opciones particular dependiendo del campo en cuestión. Veamos el ejemplo con el campo “sexo”, en este caso es posible seleccionar si se presentan o no subtotales, y en su caso elegir un subtotal automático, o aplicar una nueva fórmula.
Si hace clic en el botón “Opciones” se muestra un nuevo cuadro de diálogo, observe el ejemplo a continuación, sin embargo, no siempre es conveniente entrar a cambiar la configuración por defaul presentada para cada campo:
Por último, se hará mención al área “Campos de página”, en donde puede arrastrar un campo, aunque es poco común usarla, ya debe usar en casos en los que realmente se amerite, es decir, cuando se necesita presentar los resultados únicamente basados solo en uno de los valores contenidos en el campo colocado en dicha área.
Como puede verse en la imagen siguiente, es que se crea una lista desplegable en la parte superior de la tabla generada del Piloto de datos:
El campo que genera la lista despegable prácticamente se utiliza para filtrar los resultados a presentar en la tabla del Piloto de datos, basados en el contenido del elemento seleccionado. , ya que al elegir uno de los elementos, se mostrará el contenido acorde a dicha selección y los valores que se presentan en la tabla son el resultado del conteo filtrado por ese valor seleccionado en la lista. Cabe resaltar que el uso de esta área solo es adecuado cuando se ha trabajado una combinación de campos en las áreas “Campo de filas” y “campos de columnas”, y que luego se desee analizar los datos basados ahora en un nuevo campo, pero para evitar obtener un tabla demasiado grande al agregar este campo, ya sea al área de “campos de filas” o a la de “campos de columnas”, se opte mejor por observar los resultados basado en un campo en concreto (en base a cada valor de ese campo), es como aplicar un filtro particular a la tabla resultante.
- NOTA: Se comprenderán mejor estas ideas cuando se prueben las consultas más complejas a la base de datos, sin embargo trataré de darles una idea general con un ejemplo sencillo: se tiene una base de datos con un campo en el que se captura el matricula del alumno (que se coloca en “campo de datos”), el campo semestre (que se coloca en “campos de columnas “), otro campo preferencia (que se ubica en “campos de filas”) en el que se almacena la preferencia con respecto a las diversas opciones de desayuno propuestos por la cafetería. Si se hace un piloto de datos, en el que en el área “campos de página” se ubica el campo “especialidad” que cursa el estudiante, es posible ir observando los resultados de preferencia de tipos de desayunos elegidos por los estudiantes de cada especialidad. Resultando tablas más pequeñas que si dicho campo se hubiera incluido, ya sea en área de columnas o en área de filas.
Filtrar los resultados de la tabla de Piloto de datos
Aunque la tabla del Piloto de datos se crea según lo que determine el usuario, puede que no todos los datos que proporciona la hoja sean de interés. El filtrado trabaja se manera similar a lo que se obtiene al colocar campos en el área "campos de página". Pero en caso de elegir el filtrado la principal diferencia es que es posible establecer más tipos de condiciones de filtrado para el campo elegido.Haga clic en el botón Filtro de la tabla de piloto de datos creada, a fin de abrir el cuadro de diálogo donde se pueden configurar los criterios o condiciones de filtro. Otra posibilidad es abrir el menú contextual de la tabla del Piloto de datos y seleccionar la opción Filtrar (Filtro…).
Además, puede utilizar esta opción para filtrar los resultados obtenidos en la tabla del Piloto de datos sin tener que entrar cada vez al cuadro de diálogo "Piloto de datos" para editarla, y en su lugar se presenta el cuadro de diálogo "Filtro" y con esto se logrará extraer los datos correspondientes a partir de la selección de algunos campos para los cuales se permitirán elegir ciertos criterios o condiciones.
Bueno por el momento, con esto se podrá conocer a groso modo
la interfaz de Calc, a fin de poder comenzar a trabajar los pilotos de datos
que permitan dar respuesta a las todas las consultas que se consideren pertinentes
para generar nuestro reporte de investigación.
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Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
