Desde que Internet ha podido llegar a más hogares y oficinas, trabajar en línea es una opción viable para llevar a cabo trabajos grupales, y se han ido desarrollando diversas herramientas que permiten trabajar colaborativamente en línea.
Hoy veremos una de las herramientas de Google que tenemos a nuestra disposición desde el momento en que abrimos una cuenta de Gmail, hablo de Google Drive, inicialmente llamado Google Docs.
Una vez que ingresas a tu cuenta de Google (cuenta de Gmail), para ingresar a Google Drive busca en la esquina superior derecha y has clic en
Haciendo clic en el botón Nuevo, puedes crear capetas o archivos, e incluso subir un documento previamente creado.
Vamos a mantener organizado nuestro espacio, para ello es bueno crear carpetas y clasificar archivos que se vayan generando, para crear una carpeta elije la opción "Carpeta", mostrará un cuadro de dialogo para escribir el nombre de la carpeta:
Para ingresar a la carpeta debe hacer doble clic tal como lo hace normalmente en el explorador de archivos de su sistema operativo, y podrá darse cuenta que esta dentro de la carpeta por la ruta que se muestra.
Todas las carpetas que vaya creando se encontrarán en el espacio "Mi unidad".
Puede subir o crear nuevos archivos y ubicarlos dentro de la carpeta deseada.
Vamos comenzar subiendo la presentación de diapositivas que creaste como tarea fuera de línea, elige "Nuevo" y luego "Subir..." y podrás elegir la ruta del archivo en el cuadro de diálogo.
Selecciona el archivo a subir y presiona "Abrir", podrás ver el avance en la parte inferior derecha de la ventana:
Si por alguna razón el archivo no se coloca dentro de la carpeta en la que estabas ubicado, búscalo directamente en "Mi unidad" y mueve tu archivo a la carpeta deseada simplemente arrastrándolo hacia ella, podrás ver el nombre del archivo sombreado, al encontrar la carpeta (se sombrea) simplemente suéltalo.
Entra a tu carpeta y el archivo debe estar allí
Para ver el archivo que acabas de subir, solo has doble clic en el y se mostrará en la misma ventana:
El que se muestre o no del archivo depende del tipo de documento que se trate, ya sea o no que pueda ser o no interpretado desde Google Drive para ser mostrado en línea. Es común que no haya problemas con archivos de Microsoft Office.
Una ventaja de Google es que puedes puedes compartir tus archivos en línea, permitiendo que usuarios concretos los vean, e incluso puedan modificarlos si así lo deseas (solo archivos creados en Google Drive). Para esto, debes hacer clic con el botón derecho del ratón, sobre el archivo o carpeta a compartir, para que se muestre el menú contextual siguiente:
Elige "Compartir..." y espera a que se muestre el cuadro de diálogo con las opciones, si Internet esta lento verás algo así:
Y una vez que termina de cargar puedes escribir los correos de las personas a las que les compartirás el documento o carpeta:
Por cada usuario puedes asignar permisos de como lo compartes con él, ya sea solo para que lo vea, o para que pueda escribir comentarios al verlo, o el permiso máximo que es permitir que edite, es decir, que sea capaz de realizar modificaciones (depende del tipo de archivo).
Cuando otro usuario te ha compartido un archivo desde su cuenta, puedes observarlo eligiendo "Compartidos conmigo" en el menú principal.
Observa el icono del archivo ya que te pueden compartir diversos tipos de archivos, ya sean creados o no en Google Drive:
Reconoce los tipos de archivos de Google Drive por sus iconos:
En esta ocasión explicare cómo crear una presentación de diapositivas en Google, selecciona del menú Nuevo la opción "Presentación de Google", y abrirá otra pestaña con la aplicación propia de generación de diapositivas con su respectivo menú:
Lo primero que debes hacer es asignar un nombre, y elegir un tema para tus diapositivas.
En cualquier momento puedes cambiar el tema, eligiendo el menú Diapositivas, la opción "Cambiar tema..."
Al igual que en Impress o Power Point, puedes editar la página maestra:
Lo que mostrará el patrón de diseño de los tipos de diseños para esa página maestra elegida:
Para salirte de la edición del la diapositiva maestra, simplemente desmarca la opción del menú, es decir, en el menú "Ver" desmarca "Diapositiva maestra" y regresarás a la edición de la diapositiva.
Los cambios que realices se van a ir grabando automáticamente, el único problema sería que perdieras la conexión a Internet. en la parte central al lado del menú puedes observar como te indica que se guardo el documento hace "x" tiempo.
Observa igualmente en la esquina superior derecha el botón azul "Compartir", si aún no compartiste la diapositiva podrás hacerlo desde allí o desde el menú principal en la opción Archivo:
Al compartir un documento con otro usuario, si ambos están en línea realizando modificaciones, es posible observar en algún color particular lo que el otro usuario esta seleccionando (igual se indica que usuario es) y
en tiempo real podrán verse las modificaciones y la actividad en general que realiza sobre el documento.
No podemos olvidar que la velocidad de la conexión influye en el reflejo que tenemos de la actividad del otro usuario y en como se reflejan nuestras modificaciones sobre el documento.
Si en algún momento desea observar las modificaciones del documento, sean propias o de otros usuarios, en "Archivo" elija la opción de submenu "ver historial de revisión" y se mostrará a la derecha el historial de versiónes del documento:
En el caso de que el otro usuario esté en línea podrá observar lo que esta tocando en el color asignado e incluso el nombre del usuario:
Observe el siguiente historial de revisiones, como dos usuarios trabajaron en un documento compartido, ya que se muestran las modificaciones realizadas al documento y el usuario que trabajo en cada versión del documento, el día e incluso la hora:
La última modificación aparecerá en la parte superior, si hace clic en cualquiera de las de abajo, esta en posibilidades de restaurar el archivo hasta antes de esas modificaciones, anulando los cambios hechos antes de esa revisión donde se restauró el documento.
Como pueden darse cuenta, al trabajar en línea empleando Google Drive es posible saber qué usuarios han trabajado sobre el documento, e incluso qué cambios ha realizado qué usuario, qué día, a qué hora; los aportes quedan en evidencia.
Fuera de la diapositiva, ya desde la unidad general de Google Drive, es posible observar el espacio "Actividad" en la parte derecha de la ventana, en el se muestra igualmente los últimos cambios realizados sobre cada documento o carpeta, simplemente seleccionando el archivo del que se desee saber la actividad reciente:
Ahora solo falta explotar las posibilidades que nos proporciona Google Drive, ya sea creando archivos de presentaciones, hoja de cálculo o documentos de procesador de texto.
Saludos
