Asignar nombre a rangos de celdas

Hola jóvenes

En esta oportunidad se mostrará cómo hacer que ciertas celdas puedan ser referenciadas mediante algún nombre que nosotros deseemos asignarle.
Esto principalmente nos servirá para asignar nombres a ciertos dominios de valores que vayamos a manejar para ser usados en la validación de datos de entrada.

Cómo asignar un nombre a un rango de celdas?

Si se desea es posible asignar un nombre a varias celdas contiguas, de forma que en cualquier parte de la hoja de cálculo pueda usarse ese nombre en lugar de manejar la referencia al rango de celdas.

Ejemplo: observe en la Hoja2 los valores del rango A1: A3

Lo primero que debe hacerse es seleccionar las celdas con los valores (a las cuales quiere asignarle el nombre), lo mejor es que los valores ya se hayan capturado antes.

Después se escribe el nombre deseado sobre la parte donde aparece la referencia del rango, en la barra de fórmulas. En la imagen de ejemplo, puede observar como al rango de celdas A1:A3 se le asigna el nombre “colores”:

Una vez introducido el nombre que se desea para asignar a esas celdas, se presiona la tecla Intro, y en ese momento el nombre queda formalmente asignado. Eso lo podrá comprobar colocándose en cualquier celda (de preferencia una que no pertenezca al rango), ir al espacio donde se muestra la referencias de celdas y hacer clic en la flecha de la lista desplegable, y entonces podrá observar el nombre (o nombres creados).

De esta forma, será más fácil hacer referencia al rango de celdas, ya que cuando quiera referenciar esas celdas, simplemente se puede escribir el nombre “colores” en lugar de la referencia común al rango de celdas, es decir en lugar de: A1:A3 o si estamos en otra hoja en lugar de: Hoja2.A1:A3. Esto puede ser muy útil por ejemplo al validar datos de entrada para una celda.

Siempre que se creen nombres para un rango de celdas, es preferible manejar una hoja para ello, a la cual se le puede llamar Dominios, y en esa hoja del libro de cálculo escribir las listas de valores que se deseen manejar. Así mismo, para no olvidar los nombres, lo mejor es usar la primera fila (1) para escribir los nombres que hemos asignado a dicho rango de celdas, por ejemplo, vea como la fila 1 se pinta de color amarillo, para distinguir que allí se van a escribir los nombres que se van a asignar a los rangos de celda, y debajo se pueden colocar todos los valores:

Ahora bien, si en algún momento se desea cambiar un valor de la lista, simplemente se escribe el nuevo valor dentro del rango de celdas que absorbe el nombre creado. Sin embargo, si lo que se desea es agregar o eliminar algún valor, o simplemente cambiar el nombre que se le haya asignado al rango de celdas, lo que se debe hacer es ir al menú y elegir la opción Insertar, luego elegir Nombres y por último Definir (o en algunos casos se llama Gestionar).

Esto mostrará un cuadro de diálogo, en el que es posible localizar el nombre, seleccionarlo y hacer las modificaciones al rango al que hace referencia. Observe el cuadro de diálogo en la siguiente imagen.

Al seleccionar el nombre del rango, en la parte inferir rotulada como “Asignado a” aparece la referencia al rango de celdas, por ello simplemente debe modificar el rango de celdas para agregar o eliminar celdas a las que hace referencia con dicho nombre (al usarlo dentro de la hoja de cálculo) y luego presionar el botón modificar para que los cambios de apliquen.

Igualmente observe que se presenta en la parte inferior un botón llamado “Opciones”, que señala unas puntas de flecha, por lo que al hacer clic sobre él es posible hacer que se muestren las siguientes opciones adicionales:

De las cuales no es necesario seleccionar ninguna casilla, en el caso de estar creando un nombre para ser usado en la validación de datos. Sin embargo, llama la atención “Área de impresión”, por lo tanto si desea asignar dicho rango como área de impresión, entonces puede seleccionar la casilla de verificación. Solo tenga cuidado al usar dicha opción, porque si se olvida que ha seleccionado un rango de impresión, y luego quiere imprimir algo más del contenido de la hoja de cálculo, puede tener algunos problemas por no desmarcar la casilla. 

• Nota: En el caso de Excel, esta acción la logra yendo al menú “Formulas”, luego seleccionando la opción “Administrador de nombres”, desde donde se presentará un cuadro de diálogo similar.

Definir un área para la base de datos

Una vez creada una base de datos, esta se debe encontrar en un rango de celdas contiguas (sin columnas o renglones vacíos) en una hoja de datos, por lo tanto, si así se desean también es posible definir un nombre para el rango de celdas en donde se encuentre la base de datos. Puede organizar, agrupar, buscar y realizar cálculos en el rango, del mismo modo que en una base de datos. 

• NOTA: Sólo puede editar y acceder al área de base de datos de la hoja que contenga el área. No es posible acceder al área de base de datos de la Vista de origen de datos de OpenOffice.org. 

Para definir un área de base de datos 

1. Seleccione el área de celdas que desee definir como área de base de datos. 
2. Seleccione el menú Datos y luego la sub opción de menú Definir rango (o en su caso puede decir Definir área). 
3. En el cuadro de texto rotulado como Nombre, introduzca un nombre para el área de base de datos. 
4. Haga clic en Opciones. 
5. Especifique las opciones convenientes para el área de base de datos (principalmente marque “Contiene etiquetas de columnas”). 
6. Haga clic en Aceptar. 

Observe el ejemplo: se tiene una pequeña base de datos con 7 campos y 25 registros, en la hoja ReferenciasEnMismaHoja, ocupando el rango de celdas A1:G26

Al seleccionar el rango de celdas (A1:G26), y elegir Datos/Definir rango, aparece el siguiente cuadro de diálogo, y se escribe el nombre “BD”, marcando en Opciones “Contiene etiqueta de columnas”:

Observe como en el cuadro de diálogo también se da la opción para eliminar este nombre de área de base de datos. 

Una vez asignado el nombre a la base de datos es posible realizar acciones sobre dicha área de base de datos sin necesidad de seleccionar el rango de celdas, por ejemplo, ordenar los registros de la base de datos o trabajar con pilotos de datos, ya que al elegir las opciones no será necesario irnos a seleccionar el rango, sino que simplemente debemos estar colocados sobre alguna celda del área a la cual le hemos asignado un nombre, y sola se seleccionará. 

Para ordenar áreas de base de datos 

1. Haga clic en una celda dentro del área de base de datos. 
2. En el menú elija la opción Datos y luego la opción Ordenar. Observe como automáticamente se selecciona el área de base de datos. 
3. En la pestaña “ordenar por criterios” seleccione las opciones que necesite para ordenar los valores de la base de datos (es decir, el campo por medio del cual se van a ordenar los registro de la base de datos). 

•  a. Nota: Para lograr que en lugar de que se vean los nombres de columnas, aparecen los nombres de los campos, vaya a la pestaña “Opciones” y marque la casilla de verificación “El intervalo contiene etiquetas de columna”. 
• b. Observe igualmente en dicha pestaña como hasta abajo aparece el señalamiento del “Área de datos” mostrando la referencia del rango de celdas, y en este caso entre paréntesis el nombre que previamente se le haya asignado al área de base de datos, en nuestro ejemplo aparecerá: Área de datos: $A$1:$G$26 (DB) 

4. Haga clic en Aceptar y los registros de datos se ordenaran según lo elegido.




Saludos
M. C. Bertha López Azamar


Una vez leída la entrada no olvide escribir un comentario con la letra de su grupo e iniciales de apellidos y nombre.