Cómo ya hemos visto, la hoja de cálculo se emplea para capturar valores y hacer cálculos con los datos tabulados. Sin embargo, en muchas ocasiones es deseable que los datos que se capturan en algunas celdas cumplan con ciertos requisitos, a esto se le llama validación.
En esta entrada se explica cómo definir las entradas que son validas para una celda, y lograr que las entradas no válidas en la celda se rechacen; esto a fin de que el contenido de las celdas pueda limitarse a un conjunto concreto de valores que se puedan guardar en ellas.
Se aclara que la generalidad de los conceptos que se exponen aplican a todas las hojas de cálculo, y en el caso de esta entrada se emplea la hoja de cálculo Calc de OpenOffice. Comencemos.
Al validar una celda es necesario indicar una regla de validez. La regla de validez se activa al insertar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto antes de configurar la regla de validez, ésta no surte efecto hasta que se intente introducir un nuevo valor. Si se inserta un valor con los métodos de arrastrar y colocar o copiar y pegar, la regla de validez se pierde.
- NOTA: Al usar Calc, en cualquier momento puede seleccionar Herramientas - Detective y elegir el comando Marcar datos incorrectos para ver las celdas que contienen valores que no son válidos.
Validando celdas
Para comenzar con la validación del contenido de las celdas, primero seleccione las celdas para las que desea definir una regla de validez (puede ser una o varias). Después vaya al menú y elija la opción Datos y luego Validez, a lo que se presentará el siguiente cuadro de diálogo en donde deberá configurar las opciones pertinentes.
Comenzaré por explicar un punto sumamente importante para que se realice realmente la validación de los datos. En la pestaña Mensaje de error seleccione la acción que deba realizarse en caso de error.
Comenzaré por explicar un punto sumamente importante para que se realice realmente la validación de los datos. En la pestaña Mensaje de error seleccione la acción que deba realizarse en caso de error.
Lo más importante para que se respete la validación es que la casilla de verificación: Mostrar mensaje de error al introducir valores incorrectos, este marcada (palomeada) a fin de que al introducir un valor incorrecto se pueda visualizar el cuadro de diálogo del mensaje de error.
Respecto el tipo de acción a realizar una vez que no se cumple la validación, se presentan las siguientes opciones:
- Si selecciona la acción "Detener" (stop) no se permitirán las entradas de datos incorrectas. Por lo que al pretender introducir un valor incorrecto se conserva el contenido anterior de la celda, es decir, se no se permite que el valor tecleado se introduzca en la celda.
- Si seleccione "Aviso"(Advertencia) o "Información" para que se presente un cuadro de diálogo en pantalla, y en él se pueda aceptar o cancelar la entrada (introducción) de datos.
- Si selecciona "Macro", puede utilizar el botón Buscar para especificar la macro que se debe ejecutar en caso de error (esto requiere mayor especialización y no se verá por el momento como crear macros).
Ahora un ejemplo del cuadró de diálogo de error al introducir un dato no valido al haber elegido la acción “Advertencia”, como puede observar, en este caso si quien captura presiona el botón “Aceptar” entonces esto permitirá que el dato sea introducido en la celda.
Ahora bien, es posible escribir un mensaje de error personalizado, de acuerdo a lo que se desee introducir en la celda, para ello, en la caja de texto con la etiqueta “Titulo” puede escribirse un título personalizado para el cuadro de diálogo, y en la caja de texto etiquetad como “Mensaje de error” se puede escribir el mensaje deseado para mostrar en el cuadró de diálogo.
Ejemplo: Si se desea que en una celda se escriban palabras con más de 6 caracteres, en el momento de escribir una palabra con menor cantidad de caracteres mande el mensaje personalizado, entonces configure en la pestaña “Mensaje de error” lo siguiente:
Al introducir un valor incorrecto (no válido) se mostrará el siguiente mensaje en el cuadro de diálogo de error:
Si ha modificado la acción de una celda y ha salido del diálogo con Aceptar, en ocasiones es preciso que primero seleccione otra celda antes de que la modificación sea efectiva.
Veamos ahora la pestaña Criterios, especifique las condiciones de acuerdo los valores que se desean insertar en la celda, por ello lo primero es elegir en la lista desplegable etiquetada como "Permitir", al expandir la lista se muestra lo siguiente:
Para las opciones numéricas (Enteros o Decimales), así como para las de Fecha y Hora, en la parte Datos puede indicarse el tipo de comparación que se realizará, por lo que presenta las siguientes opciones:
Seleccione una de las opciones de la lista, ya que por default se tiene: Cada valor, y ello significa que en la celda se podrá introducir cualquier valor. Dependiendo de cuál opción de tipo de datos elija será lo que puede trabajar para la validación de esa celda, veamos a continuación cada caso y ejemplos.
Una vez elegida la opción de comparación podrá capturarse en la parte Valor contra el que se va a comparar (o en el caso de elegir “entre” en la parte máximo y mínimo), poner el valor de comparación correspondiente. Si lo que se quiere es impedir la captura de valores del tipo fraccionarios (12.5) se selecciona "Enteros", pero si lo que se desea es poder capturar valores fraccionarios se elige la opción “Decimal”.
Ejemplo. En una celda se va a capturar una calificación, por ello deseo que solo acepte valores entre 1 y 10, tendría que llenar la ficha criterios como sigue:
Es complicado el manejo de las fechas y horas, sin embargo, para trabajar con este tipo de datos, deberá elegir la opción "Fecha" para aquellas celdas en las que se requiera la validación de datos como fechas (las cuales pueden especificarse en formato local o como fecha serie ). Asimismo, la opción "Hora" permite especificar valores del tipo "12:00" o números de hora serie.
Ejemplo: se desea aceptar fechas menores al 01 de enero del 2011:
Ejemplos: se desea impedir que capture valores entre las 2 pm y las 4 pm:
Ahora bien, en caso de que se desee limitar la captura de un valor a una determinada cantidad de caracteres, en “Permitir” debe elegirse la opción "Longitud de texto", de esta forma puede establecer que las celdas sólo pueden contener texto de una longitud igualmente condicionada por los mismos parámetros en Datos ya expuestos para números (igual, menor que, mayor que, etc.).
Ejemplos: se desea impedir que capture valores entre las 2 pm y las 4 pm:
Ahora bien, en caso de que se desee limitar la captura de un valor a una determinada cantidad de caracteres, en “Permitir” debe elegirse la opción "Longitud de texto", de esta forma puede establecer que las celdas sólo pueden contener texto de una longitud igualmente condicionada por los mismos parámetros en Datos ya expuestos para números (igual, menor que, mayor que, etc.).
Ejemplo: Se desea que en la celda se capturen palabras con más de 6 caracteres (impidiendo así que se capturen palabras menos de esa cantidad de letras).
Ahora bien, en el caso de valores que son cadenas de caracteres, si lo que se desea es que en lugar de escribir los valores, estos se muestren en una lista desplegable de la cual se pueda elegir uno de ellos (que se presentará en la celda).
Ejemplo: se desea que se muestre el siguiente dominio de valores: “Amarillo”, “Azul”, “Rojo”.
Para lograr presentar una lista desplegables como la anterior se tienen tres formas: una es eligiendo en Permitir la opción “Lista”, y las otras dos al elegir la opción “Intervalo de celdas”.
Al elegir la opción "Lista" (en Permitir), se debe insertar la lista de valores que servirán como entradas válidas, es decir, se deben escribir los valores que se desea que aparezcan como opciones para validar (como dominio de valores válidos). Para lograr que se muestre la lista desplegable de la imagen anterior introduzca en la pestaña criterio lo siguiente:
Las otras formas de hacer que se despliegue un lista desplegable de valores válidos en una celda, es eligiendo para ello la opción “Intervalo de celdas”, sin embargo, para ello es necesario indicar una referencia de celdas en Origen, o en su caso escribir un nombre de asignado previamente a un rango de celdas (en el que se haya escrito la lista de valores validos que se desean mostrar en la lista desplegable), para este caso en Origen (de la pestaña criterio) debe escribir el signo igual (=) y después del nombre asignado al rango de celdas.
Empecemos con un ejemplo empleando referencias de celda. Lo primero es crear la lista de valores en alguna posición particular de una hoja del libro. Ejemplo, en la Hoja2 insertar los valores:
Así obtendremos la lista desplegable en la celda donde se aplica la validación, logrando que solo se pueda seleccionar un valor de la lista.
Veamos por último, la segunda forma de usar la opción “Intervalo de Celdas” y lograr la lista desplegable: emplear un nombre asignado a un rango de celdas. Lo primero es escribir la lista en alguna posición particular de una hoja del libro (para el ejemplo, tomemos los valores que se insertaron en la Hoja2 en el rango A1:A3) y asignémosle un nombre al conjunto de valores (recuerde: se seleccionan los valores, luego se escribe el nombre “colores” en el espacio donde originalmente se presenta el nombre del rango en la barra de fórmulas, y se presiona la tecla Intro para que se acepte el nombre).
Así, una vez creado el nombre, es posible usarlo en la ficha criterio para realizar la validación, observe que en este caso que antes de escribir el nombre asignado al rango de celdas (colores) lo que se pone es un signo igual (=):
Con ello, lograremos que la lista desplegable aparezca en la celda, y sea posible elegir alguno de los valores escritos previamente en ellas. Cabe mencionar que esta última es la mejor forma de hacer la validación empleando un dominio de valores, ya que no es necesario ingresar a las opciones de validación de cada celda para poder cambiar, agregar o eliminar algún valor del dominio, ya que se tiene la opción de simplemente de ir a modificar los valores o modificar el rango que señala el nombre creado en la hoja de cálculo.
Con ello, lograremos que la lista desplegable aparezca en la celda, y sea posible elegir alguno de los valores escritos previamente en ellas. Cabe mencionar que esta última es la mejor forma de hacer la validación empleando un dominio de valores, ya que no es necesario ingresar a las opciones de validación de cada celda para poder cambiar, agregar o eliminar algún valor del dominio, ya que se tiene la opción de simplemente de ir a modificar los valores o modificar el rango que señala el nombre creado en la hoja de cálculo.
Para finalizar el tema de la validación de datos, falta poner atención a la pestaña central, “Ayuda de entrada”, en la cual es posible escribir un mensaje de ayuda de forma que este aparezca cuando el cursor se posicione sobre la celda (No olvide marcar la casilla de verificación para que realmente muestre el mensaje).
Ejemplo: Para el caso del ejemplo de captura de una calificación (entre 1 y 10), escriba el título y el texto de la Ayuda emergente, que se muestra a continuación:
Esto puede ser de ayuda al capturar valores, sin embargo, una vez que los valores se han capturado y se desee ver el contenido de la hoja, al estar colocados en alguna celda que tenga la configuración para presentar un mensaje de ayuda en la captura, este mensaje puede tapar el contenido que se encuentra capturado en otras celdas, y luego puede llegar a resultar molesto, sobre todo cuando se trabaja con una tabulación de una base de datos.
Cómo puede ver, la validación de datos de entrada (datos que deben capturarse) resulta de gran ayuda ya que evita errores en la introducción de los datos.
Para decidir si valida o no valida una celda, tome en cuenta lo siguiente:
- Cuando se habla de valores numéricos, en ocasiones se llegan a manejar rangos de valores finitos, y entonces es posible validar los datos. Cuando no se define un rango de valores válidos, no importa validar la celda.
- Cuando se trata de valores de tipo cadenas de caracteres, debemos valorar cuál es el dominio de valores:
- si la cantidad de valores es manejable, hablamos de un dominio que es conocido y finito, y por lo tanto es posible validar la celda.
- sin embargo cuando la lista de valores es considerablemente amplia, la validación se vuelve imposible y dicha celda no podrá validarse.
Por lo tanto, siempre analice a los fondos datos que se van a solicitar capturar en las celdas.
Por esta semana es todo, espero que practiquen creando listas de valores (de tipo cadenas de caracteres) y asignándoles nombres, ya que con ello van a poder crear dominios de valores de las preguntas que así lo requieran; permitiendo a su vez validar datos de entrada en el momento en el que creen la estructura de la base de datos en la hoja de calculo, pero de eso nos preocuparemos en las publicaciones del próximo martes, en donde atenderemos nuevos conceptos para comenzar a crear la base de datos.
Si así lo desean AQUÍ pueden descargar el contenido de esta entrada y la anterior..
Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
