En la entrada anterior se mostró como validar celdas en Calc, y en esta ocasión vamos a ver como validarlas en Excel, de forma que se logre que se capturen en las celdas los valores deseados.
Recuerde, al validar una celda es necesario indicar una regla de validez, y recuerde que esta se activa al insertar un valor nuevo, por lo tanto, si valida la celda después de haber capturado un valor, y este es incorrecto, entonces la regla de validez no surte efecto, así lo que tendría que hacer es introducir un nuevo valor. Si se inserta un valor con los métodos de arrastrar y colocar o copiar y pegar, la regla de validez se pierde, ya que al copiar celdas se copia el contenido y las propiedades de la celda.
Validando celdas
Para comenzar con la validación del contenido de las celdas, primero seleccione las celdas para las que desea definir una regla de validez (puede ser una o varias mientras a todas ellas vaya a aplicar la misma regla de validez). Después vaya al menú y elija la opción Datos y luego en la sección Herramientas de datos busque la opción Validación de datos, y en el submenú elija nuevamente Validación de datos:
Lo cual permite presentar el siguiente cuadro de diálogo en donde deberá configurar las opciones pertinentes.
Comenzaré por explicar un punto sumamente importante para que se realice realmente la validación de los datos. En la pestaña Mensaje de error seleccione la acción que deba realizarse en caso de error.
Lo cual permite presentar el siguiente cuadro de diálogo en donde deberá configurar las opciones pertinentes.
Comenzaré por explicar un punto sumamente importante para que se realice realmente la validación de los datos. En la pestaña Mensaje de error seleccione la acción que deba realizarse en caso de error.
Lo más importante para que se respete la validación es que la casilla de verificación: Mostrar mensaje de error al introducir datos no válidos, este marcada (palomeada) a fin de que al introducir un valor incorrecto se pueda visualizar el cuadro de diálogo del mensaje de error.
Elija en Estilo el tipo de acción a ejecutar una vez que no se cumple la validación, se presentan tres opciones:
Ahora un ejemplo del cuadró de diálogo de error al introducir un dato no valido al haber elegido la acción “Advertencia”, como puede observar, en este caso si quien captura presiona el botón “Aceptar” entonces esto permitirá que el dato sea introducido en la celda.
Elija en Estilo el tipo de acción a ejecutar una vez que no se cumple la validación, se presentan tres opciones:
- Si selecciona la acción "Detener" (stop) no se permitirán las entradas de datos incorrectas. Por lo que al pretender introducir un valor incorrecto se conserva el contenido anterior de la celda, es decir, se no se permite que el valor tecleado se introduzca en la celda.
- Si seleccione "Advertencia" o "Información" para que se presente un cuadro de diálogo en pantalla, y en él se pueda aceptar o cancelar la entrada (introducción) de datos.
Ahora un ejemplo del cuadró de diálogo de error al introducir un dato no valido al haber elegido la acción “Advertencia”, como puede observar, en este caso si quien captura presiona el botón “Aceptar” entonces esto permitirá que el dato sea introducido en la celda.
Ahora bien, es posible escribir un mensaje de error personalizado, de acuerdo a lo que se desee introducir en la celda, para ello, en la caja de texto con la etiqueta “Titulo” puede escribirse un título personalizado para el cuadro de diálogo, y en la caja de texto etiquetad como “Mensaje de error” se puede escribir el mensaje deseado para mostrar en el cuadró de diálogo.
Ejemplo: En una celda se espera que capturen valores enteros entre 1 y 10, si se desea que cuando se escriba un valor fuera del rango, mande el mensaje personalizado, entonces configure en la pestaña “Mensaje de error” con lo siguiente:
Al introducir un valor incorrecto (no válido) se mostrará el siguiente mensaje en el cuadro de diálogo de error:
Si observa el símbolo en amarillo de la imagen anterior, se dará cuenta que solo es un mensaje de advertencia, y podría dejarlo capturar el dato, por lo que para que realmente impida capturar un valor erróneo, debe elegir en Estilo la acción Detener.
Veamos ahora la pestaña Configuración, especifique las condiciones de acuerdo los valores que se desean insertar en la celda, por ello lo primero es elegir en la lista desplegable etiquetada como "Permitir", al expandir la lista se muestra lo siguiente:
Seleccione una de las opciones de la lista, ya que por default se tiene: Cualquier valor, y ello significa que en la celda se podrá introducir cualquier valor. Dependiendo de cuál opción de tipo de datos elija será lo que puede trabajar para la validación de esa celda, veamos a continuación cada caso y ejemplos.
Para las opciones numéricas (Enteros o Decimales), así como para las de Fecha y Hora, en la parte Datos puede indicarse el tipo de comparación que se realizará, por lo que presenta las siguientes opciones:
Una vez elegida la opción de comparación podrá capturarse en la parte Valor contra el que se va a comparar (o en el caso de elegir “entre” en la parte máximo y mínimo), poner el valor de comparación correspondiente. Recuerde que, si lo que se quiere es impedir la captura de valores del tipo fraccionarios (12.5) se selecciona "Número entero", pero si lo que se desea es poder capturar valores fraccionarios se elige la opción “Decimal”.
Ejemplo. En una celda se va a capturar una calificación, por ello deseo que solo acepte valores entre 1 y 10, tendría que llenar la ficha criterios como sigue:
Es complicado el manejo de las fechas y horas, sin embargo, para trabajar con este tipo de datos, deberá elegir la opción "Fecha" para aquellas celdas en las que se requiera la validación de datos como fechas (las cuales pueden especificarse en formato local o como fecha serie ). Asimismo, la opción "Hora" permite especificar valores del tipo "12:00" o números de hora serie.
Una vez elegida la opción de comparación podrá capturarse en la parte Valor contra el que se va a comparar (o en el caso de elegir “entre” en la parte máximo y mínimo), poner el valor de comparación correspondiente. Recuerde que, si lo que se quiere es impedir la captura de valores del tipo fraccionarios (12.5) se selecciona "Número entero", pero si lo que se desea es poder capturar valores fraccionarios se elige la opción “Decimal”.
Ejemplo. En una celda se va a capturar una calificación, por ello deseo que solo acepte valores entre 1 y 10, tendría que llenar la ficha criterios como sigue:
Es complicado el manejo de las fechas y horas, sin embargo, para trabajar con este tipo de datos, deberá elegir la opción "Fecha" para aquellas celdas en las que se requiera la validación de datos como fechas (las cuales pueden especificarse en formato local o como fecha serie ). Asimismo, la opción "Hora" permite especificar valores del tipo "12:00" o números de hora serie.
Ejemplo: se desea aceptar fechas menores al 01 de enero del 2011:
Ahora bien, en caso de que se desee limitar la captura de un valor a una determinada cantidad de caracteres, en “Permitir” debe elegirse la opción "Longitud de texto", de esta forma puede establecer que las celdas sólo pueden contener texto de una longitud igualmente condicionada por los mismos parámetros en Datos ya expuestos para números (igual, menor que, mayor que, etc.).
Ahora bien, en caso de que se desee limitar la captura de un valor a una determinada cantidad de caracteres, en “Permitir” debe elegirse la opción "Longitud de texto", de esta forma puede establecer que las celdas sólo pueden contener texto de una longitud igualmente condicionada por los mismos parámetros en Datos ya expuestos para números (igual, menor que, mayor que, etc.).
Ejemplo: Se desea que en la celda se capturen palabras con más de 6 caracteres (impidiendo así que se capturen palabras menos de esa cantidad de letras).
Ahora bien, en el caso de valores que son cadenas de caracteres, si lo que se desea es que en lugar de escribir los valores, estos se muestren en una lista desplegable de la cual se pueda elegir uno de ellos (que se presentará en la celda).
Ejemplo: se desea que se muestre el siguiente dominio de valores: “Amarillo”, “Azul”, “Rojo”.
Para lograr presentar una lista desplegables como la anterior se tienen tres formas de hacerlo al elegir en Permitir la opción “Lista”.
Primera forma (al elegir la opción Lista), se debe insertar la lista de valores que servirán como entradas válidas, es decir, se deben escribir los valores que se desea que aparezcan como opciones para validar (como dominio de valores válidos), cada valor deberá estar separado por comas. Ejemplo:
Para la segunda y tercera forma de obtener una lista desplegable, requiere que previamente se haya escrito en ciertas celdas, la lista de valores validos que se desean mostrar en la lista desplegable.
Por ello antes de ir a configurar la validación, debe crear la lista de valores en alguna posición particular de una hoja del libro. Ejemplo, en la Hoja2 insertar los valores:
Por ello antes de ir a configurar la validación, debe crear la lista de valores en alguna posición particular de una hoja del libro. Ejemplo, en la Hoja2 insertar los valores:
Ya con esos valores escritos veamos que más hacer.
La segunda forma de obtener una lista desplegable de valores válidos en una celda es empleando referencias de celda, por ello es necesario indicar en Origen la referencia donde se encuentran los valores válidos. Veamos un ejemplo: en la pestaña criterio elija “Lista” (en Permitir) y en “Origen” escriba el signo igual (=) y delante la referencia de celdas (Hoja2.A1:A3). O si lo desea, comprima el cuadro de diálogo y seleccione las celdas y luego vuelva a expandir el cuadro de diálogo, esto tendrá el mismo efecto. Observe a continuación como debe quedar la configuración en el cuadro de diálogo:
La segunda forma de obtener una lista desplegable de valores válidos en una celda es empleando referencias de celda, por ello es necesario indicar en Origen la referencia donde se encuentran los valores válidos. Veamos un ejemplo: en la pestaña criterio elija “Lista” (en Permitir) y en “Origen” escriba el signo igual (=) y delante la referencia de celdas (Hoja2.A1:A3). O si lo desea, comprima el cuadro de diálogo y seleccione las celdas y luego vuelva a expandir el cuadro de diálogo, esto tendrá el mismo efecto. Observe a continuación como debe quedar la configuración en el cuadro de diálogo:
Así obtendremos la lista desplegable en la celda donde se aplica la validación, logrando que solo se pueda seleccionar un valor de la lista.
Veamos por último, la tercera forma de usar la opción “Lista” y lograr la lista desplegable, esto es: emplear un nombre asignado a un rango de celdas.
Asignémosle un nombre a las celdas que contengan el conjunto de valores (recuerde: se seleccionan los valores, luego se escribe el nombre “colores” en el espacio donde originalmente se presenta el nombre del rango en la barra de fórmulas, y se presiona la tecla Intro para que se acepte el nombre).
Así, una vez creado el nombre, es posible usarlo en la ficha Configuración para realizar la validación. Antes de escribir el nombre asignado al rango de celdas (colores) debe escribir el signo igual (=):
Con ello, lograremos que la lista desplegable aparezca en la celda, y sea posible elegir alguno de los valores escritos previamente en ellas. Cabe mencionar que esta última es la mejor forma de hacer la validación empleando un dominio de valores, ya que no es necesario ingresar a las opciones de validación de cada celda para poder cambiar, agregar o eliminar algún valor del dominio, ya que se tiene la opción de simplemente de ir a modificar los valores o modificar el rango que señala el nombre creado en la hoja de cálculo.
- Recuerde: lo primero es escribir la lista en alguna posición particular de una hoja del libro (para el ejemplo, tomemos los valores que se insertaron en la Hoja2 en el rango A1:A3)
Asignémosle un nombre a las celdas que contengan el conjunto de valores (recuerde: se seleccionan los valores, luego se escribe el nombre “colores” en el espacio donde originalmente se presenta el nombre del rango en la barra de fórmulas, y se presiona la tecla Intro para que se acepte el nombre).
Con ello, lograremos que la lista desplegable aparezca en la celda, y sea posible elegir alguno de los valores escritos previamente en ellas. Cabe mencionar que esta última es la mejor forma de hacer la validación empleando un dominio de valores, ya que no es necesario ingresar a las opciones de validación de cada celda para poder cambiar, agregar o eliminar algún valor del dominio, ya que se tiene la opción de simplemente de ir a modificar los valores o modificar el rango que señala el nombre creado en la hoja de cálculo.
Para finalizar el tema de la validación de datos, falta poner atención a la pestaña central, “Mensaje de entrada”, en la cual es posible escribir un mensaje de ayuda de forma que este aparezca cuando el cursor se posicione sobre la celda (No olvide marcar la casilla de verificación para que realmente muestre el mensaje).
Ejemplo: Para el caso del ejemplo de captura de una calificación (entre 1 y 10), escriba el título y el texto de la Ayuda emergente, que se muestra a continuación:
Esto puede ser de ayuda al capturar valores, sin embargo, una vez que los valores se han capturado y se desee ver el contenido de la hoja, al estar colocados en alguna celda que tenga la configuración para presentar un mensaje de ayuda en la captura, este mensaje puede tapar el contenido que se encuentra capturado en otras celdas, y luego puede llegar a resultar molesto, sobre todo cuando se trabaja con una tabulación de una base de datos.
- Para evitar que se muestre el mensaje simplemente desmarque la casilla de verificación "mostrar mensaje de entrada al seleccionar celda".
Cómo puede ver, la validación de datos de entrada (datos que deben capturarse) resulta de gran ayuda ya que evita errores en la introducción de los datos.
Para decidir si valida o no valida una celda, tome en cuenta lo siguiente:
- Cuando se habla de valores numéricos, en ocasiones se llegan a manejar rangos de valores finitos, y entonces es posible validar los datos. Cuando no se define un rango de valores válidos, no importa validar la celda.
- Cuando se trata de valores de tipo cadenas de caracteres, debemos valorar cuál es el dominio de valores:
- si la cantidad de valores es manejable, hablamos de un dominio que es conocido y finito, y por lo tanto es posible validar la celda.
- sin embargo cuando la lista de valores es considerablemente amplia, la validación se vuelve imposible y dicha celda no podrá validarse.
Por lo tanto, siempre analice a los fondos datos que se van a solicitar capturar en las celdas.
Por esta semana es todo, espero que practiquen creando listas de valores (de tipo cadenas de caracteres) y asignándoles nombres, ya que con ello van a poder crear dominios de valores de las preguntas que así lo requieran; permitiendo a su vez validar datos de entrada en el momento en el que creen la estructura de la base de datos en la hoja de calculo, pero de eso nos preocuparemos en las publicaciones del próximo martes, en donde atenderemos nuevos conceptos para comenzar a crear la base de datos.
Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
