Ya se han presentado los conceptos principales que permitirán crear una base de datos desde cero a partir de un formato impreso (encuesta). En esta entrada se expone un ejemplo de forma que se pueda observar cómo se van extrayendo los campos y dominios desde una pequeña encuesta, y se van ubicando en cada una de las hojas del archivo de la hoja de cálculo donde se creará la base de datos.
La finalidad es que puedan comenzar a construir su propia base de datos y dejar todo preparado para que cuando se capturen los registros de información procedentes de las encuestas aplicadas (cuando la aplicación de las mismas se hace en forma impresa).
La encuesta con la que se va a trabajar el la siguiente:
El análisis de la misma permite reconocer los campos y dominios, en la siguiente imagen se presentan los nombres de los campos, y en cuanto a los dominios estos simplemente se indican en círculos, para posteriormente ir asignando los nombres:
Veamos la construcción de la base de datos parte por parte:
Como puede verse se trata de la indicación del folio de la encuesta, que en este caso es el campo clave, y de la solicitud del nombre del encuestado.
- Cabe aclarar que el nombre se incluye a manera de ejemplo, para analizar el dato, sin embargo no es común que en una encuesta se solicite el nombre a los encuestados, a menos que se trate de una muy concreta en la que los nombres de los encuestados interesen al investigador, en este caso puede servir si se trata de un médico que quiere reconocer de que pacientes en concreto se trata, y porque va a ofrecer algún tratamiento a partir de los datos recogidos, o de un profesor que necesita reconocer de que alumnos se trata.
En el caso del campo edad, se trata de un campo en el que se va a capturar un valor numérico entero, por lo tanto en la columna “dominoAplicar” de la hoja Preguntas se señala un rango de valores (y no un nombre de dominio).
En el caso de “sexo” se tienen opciones respuesta de circulo (botones de radio) por lo tanto se trata de un campo, se le denomina Sexo se presentan opciones de circulo (botones de radio) y se ha señalado que se trata de un dominio de valores, por lo que en la columna “dominoAplicar” (de la hoja Preguntas) se señala un nombre de domino:
Y este nombre de dominio será usado en la hoja Dominios para designar a las celdas donde se coloquen los valores de las opciones:
Ahora bien, se tiene las preguntas “Estado civil” y “Ocupación”, en las cuales se indica una línea para que el encuestado introduzca un valor, sin embargo en el caso de “Estado civil” el dominio es concreto, finito y conocido (con los valores Soltero, Casado, Unión libre, Divorciado, Viudo), por lo que en la columna “dominoAplicar” (de la hoja Preguntas) se debe indicar un nombre de dominio (estadoCivil), sin embargo, para la pregunta “Ocupación” no es posible definir un dominio finito, se trata entonces de un dominio de valores demasiado amplio como para pretenderlo controlar, es por ello que no se ocupará en este caso un dominio de valores y la celda de dicha columna deberá quedar vacía:
Ahora bien, en la hoja Dominios es preciso escribir la lista de valores para el nombre de dominio “estadoCivil”, y asignar dicho nombre a esas celdas:
Al momento ya se tienen dos dominios de valores (sexo y estadoCivil). La siguiente pregunta tiene opciones de respuesta de círculo, por lo que se trata de un campo con dominio:
El campo quedaría registrado en la hoja Preguntas como sigue:
Para facilitar el manejo del ejemplo, vamos a mostrar las siguientes dos preguntas y después se muestra como quedan los dominios en la hoja Dominios.
En cuanto a la pregunta 2, esta presenta opciones de cuadro (casillas de verificación), mismos que representan cinco campos:
Observe como a los campos procedentes de opciones de cuadro se tiene indicado un dominio denominado “SiNo”. Analicemos la siguiente pregunta del bloque, la cual implica la creación de un campo y la generación de un nombre de dominio:
En la hoja Preguntas el campo quedaría registrado como sigue:
A continuación observe como quedarían registrados los dominios: “gusta”, “SiNo”, “Prefiere”, en la hoja Dominios:
Veamos las dos últimas preguntas de esta pequeña encuesta, en la primera requiere solo un campo para el cual se necesita crear un dominio de valores (por tratarse de preguntas de círculo):
En el caso de la última pregunta. se trata nuevamente de opciones de cuadro así que lo que se presentó en el análisis es que por cada uno se tiene que generar un campo:
Los cuatro campos quedaran registrados en la hoja Preguntas, observe como se vuelve a usar el dominio “SiNo”, el cual ya se encuentra registrado en la hoja Dominios, y por lo tanto no es necesario volver a capturar dichos valores (aquí es cuando se dice que el dominio puede reusarse):
A continuación se muestra como queda la hoja Dominios al terminar de capturar todos los dominios que se han presentado:
Una vez que se ha construido la hoja Preguntas, es posible tener la lista de campos en el orden en el que deberán ser escritos en la hoja BD. Observe en la imagen anterior como en la hoja Preguntas se ha incluido una nueva columna que se ha rotulado como “Columna”, la cual sirve para indicar las letras de las columnas en las que se vayan colocando el nombre de cada campo en la hoja BD; esto es muy conveniente, ya que facilita la localización de los campos en la hoja BD; además no hay que olvidar que la hoja Preguntas es una hoja de documentación (en el ejemplo se usa la columna A, pero puede usarse sin ningún problema la columna que se encuentra después de donde se escriben los nombres de dominios).
La hoja BD del ejemplo quedaría como se muestra a continuación (se divide la imagen por cuestiones del ancho del papel):
Así mismo, no olvide que ya han sido creados los nombres de dominios, por lo tanto es posible proceder a la validación de las celdas (a partir del renglón 2) donde se capturarán los valores procedentes de la encuesta aplicadas, y que constituirán los registros de valores propios de la base de datos.
Es hora de construir su propia base de datos a partir de la encuesta que ha creado en el curso.
Descargue AQUÍ el contenido de esta entrada. En la siguiente se presenta un ejemplo a fin de afianzar los conceptos y ver como hacer su propia base de datos.
Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
