Seguimos trabajando en la construcción de la base de datos desde la encuesta.
En las dos entradas anteriores se explicó cómo realizar el análisis en la encuesta impresa, un trabajo sumamente importante para detectar los campos y dominios que conformarán la base de datos.
Con esta nueva entrada, finalmente se va a explicar cómo comenzar a construir la base de datos. Por ello es momento de presentar la estructura general de las hojas del libro de cálculo. En el archivo que se construya se podrán capturar los datos que los encuestados hayan indicado en la encuesta (cuando se aplica en físico), mismos que conformarán propiamente los registros de la base de datos.
- Le repito, se trata de una simulación de lo que en el área de cómputo se le llama base de datos, ya que al usar las hojas cálculo lo que vamos a hacer es tener todos los campos y registros de datos en una sola hoja del libro de cálculo.
En nuestro ejercicio de construcción de la base de datos, es preciso que se recuerde lo señalado en la entrada: Función búsqueda y algunos conceptos de bases de datos, en donde se explicaron detalles particulares de lo que son los datos y cómo en una base de datos éstos se guardan en los llamados "campos", así como recordar la explicación de lo que es un "registro" de información, sobre todo, se muestra cómo se organiza la información; en nuestro caso vamos a tomar la distribución en la que en las columnas se acomodaran los campos y en los renglones se almacenaran los registros, observe la imagen.
Observe cómo la primera fila (renglón) se asigna para colocar los nombres de los campos en (representando así el nombre del campo en cada columna); de la fila 2 en adelante se capturan las encuestas aplicadas, de forma que cada renglón representa una encuesta, entonces, cada encuesta contiene la información que representa un registro de información (y las celdas donde se capturarán los registros de información son las que deben validarse).
Así mismo, tenga siempre presente que la primera columna se designa siempre para colocar el “Campo clave”, y en él se introduce un valor único que distingue a cada registro de información (dicho valor no debe repetirse en ningún otro renglón); en nuestro trabajo con las encuestas este campo clave será un número de folio que asignemos a cada encuesta (no olvide: a ninguna encuesta debe asignarle el mismo número que ya se le ha asignado a otra).
A continuación se explica cuál debe ser la estructura del archivo de hoja de cálculo en el que vamos a construir la base de datos.
A continuación se explica lo que contendrá cada una de las hojas.
En el primer renglón (1) van a colocarse los siguientes títulos:
Cada columna tiene una función concreta y no debe omitirse ninguna:
Es preciso aclarar el hecho de que solo se escriben nombres de dominios para aquellos casos en los que se tengan textos (cadenas de caracteres); principalmente se trata de las preguntas con respuesta de círculo, y de todas aquellas que tengan un dominio de valores definido aun cuando no se haya indicado expresamente en la encuesta (ejemplo cuando se pide capturar el estado civil pero no se ponen las opciones, y se sabe que el dominio de valores es muy concreto).
Pero en el caso de los campos que requieran capturar valores numéricos que se pueden validar con rangos de valores continuos, lo que se hace es indicar simplemente el rango de valores numéricos; no olvide que no se requieren escribir los valores numéricos uno a uno (en celdas de la hoja dominios), ni generar un nombre nuevo. Por ejemplo si solicita año de nacimiento, puede indicar que los años válidos para la captura fluctúan de 1900 a 2019; o si se trata de la edad, si se aplica a menores de edad, se puede indicar el rango: 1 a 18, y si se aplica al público en general el rango que se puede indicar es: 1 a 100.
Esta hoja sirve para almacenar los valores que componen el dominio de cada uno de los campos que así lo requieran. Cada dominio se escribirá en los renglones de una columna (se reserva el primer renglón para los nombres de que se asignarán a los dominio).
Cuando en la hoja Preguntas se escribe un nombre de domino (en la columna rotulada como: DominioAplicar), entonces, en la hoja Dominios se tiene que escribir dicho nombre en la fila 1 y la lista de valores que componen el dominio a partir de la fila 2.
Veamos un ejemplo retomando los conceptos ya aprendidos (en la entrada anterior): como puede verse en la siguiente imagen, se tiene la pregunta: ¿qué tipo de chocolate prefieres? Cuyas opciones de respuesta son de tipo círculos (botones de radio), lo que significa que solo se puede elegir una opción.
Así se tiene que la pregunta como tal representará un campo (cuyos detalles deberán anotarse en la hoja Preguntas), y todos los valores de las respuestas representan un dominio, por ello deben escribirse en una columna de la hoja Dominios (a partir del renglón 2), observe a continuación:
Una vez escritos los valores, lo siguiente es asignar el nombre del dominio, en este caso lo llamaremos “sabores”, y este nombre lo anotaremos en el primer renglón de la columna donde se escribió el dominio:
No olvide que este nombre de dominio también tuvo que haberse escrito en la columna denominada “DominioAplicar” de la hoja que denominamos como “Preguntas”.
Ahora bien, al colocar el nombre en el renglón 1 sirve como recordatorio del nombre que se le ha asignado al rango de celdas que contienen los valores (el dominio). Lo siguiente es realmente asignar el nombre creado para el dominio al rango de celdas. No olvide que en materiales previos ya se explicó a detalle cómo hacerlo, sin embargo vamos a recordar rápidamente: primero seleccione las celdas con los valores, en la barra de fórmulas haga clic en el área de referencias:
Luego escriba el nombre designado (en este ejemplo “sabores”) y presione Intro, observe las imágenes:
Una vez asignados los nombres de dominio al rango de celdas (en el área de referencias), queda listo para utilizarlo cuando se vayan a validar las celdas de cada campo (en la hoja BD). En la barra de fórmulas, en el área de referencias, puede hacer clic sobre la punta de flecha para poder observar todos los nuevos nombres creados, observe el siguiente ejemplo:
Una vez que hemos terminado de crear el dominio, y lo que queda es esperar al momento de pasar los nombres de los campos al primer renglón de la hoja BD:
Lo siguiente es validar cada campo según corresponda (a se explicó cómo hacerlo en la entrada Validar el contenido de las celdas de la hoja de cálculo). Cabe aclarar que la validación se realiza en el segundo renglón, y una vez que ha terminado de validar cada celda de dicho renglón, lo más fácil es copiar este renglón (que ya tiene las celdas validadas) a los demás renglones, según la cantidad de encuestas que se requieran capturar.
Con esto ya tenemos listo el archivo, y podemos proceder a capturar cada una de las encuestas aplicadas (cuando la aplicación se hace en físico).
Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
Observe cómo la primera fila (renglón) se asigna para colocar los nombres de los campos en (representando así el nombre del campo en cada columna); de la fila 2 en adelante se capturan las encuestas aplicadas, de forma que cada renglón representa una encuesta, entonces, cada encuesta contiene la información que representa un registro de información (y las celdas donde se capturarán los registros de información son las que deben validarse).
Así mismo, tenga siempre presente que la primera columna se designa siempre para colocar el “Campo clave”, y en él se introduce un valor único que distingue a cada registro de información (dicho valor no debe repetirse en ningún otro renglón); en nuestro trabajo con las encuestas este campo clave será un número de folio que asignemos a cada encuesta (no olvide: a ninguna encuesta debe asignarle el mismo número que ya se le ha asignado a otra).
A continuación se explica cuál debe ser la estructura del archivo de hoja de cálculo en el que vamos a construir la base de datos.
Creando la estructura para construir la base de datos
Comencemos por aclarar que para este trabajo se emplearán tres hojas del libro de cálculo, de las cuales una contendrá la base de datos, las otras dos sirven de apoyo y documentación de la misma:- La primera hoja es para colocar la descripción de los campos (nombre de la hoja: Preguntas). Es una hoja de documentación principalmente.
- La segunda hoja es para colocar los dominios de valores (nombre de la hoja: Dominos). Es importante ya que lo que se trabaje en ella es necesario para poder efectuar la validación de datos en la hoja BD.
- La tercera hoja es para colocar la base de datos (nombre de la hoja: BD). En ella se coloca la estructura de la base de datos tal cual se extrajo de la encuesta y se indicó en la hoja Preguntas (los campos), es decir, se ubican los campos, se validan las celdas (a partir del renglón 2) en donde finalmente se capturaran los valores procedentes de la encuesta (y se crean con ello los registros de información).
A continuación se explica lo que contendrá cada una de las hojas.
Hoja para la descripción de los campos
Lo primero que vamos a hacer es cambiar el nombre de la primera hoja del libro de cálculo, de “Hoja1”, y el nombre que se le va a asignar es: Preguntas. Sirve para almacenar la estructura general de la base de datos, incluye la descripción de los campos que formarán parte de nuestra base de datos, mismos que se van extrayendo directamente de la encuesta (en físico), en donde ya previamente se ha realizado el análisis de preguntas y opciones de respuesta.En el primer renglón (1) van a colocarse los siguientes títulos:
- En celda A1 escriba "Campo",
- En la celda B1 escriba "Preg",
- En la celda C1 escriba "Descripción" y
- En la celda D1 escriba "Dominio a aplicar" (o solo "DominioAplicar").
Cada columna tiene una función concreta y no debe omitirse ninguna:
- En las celdas de la columna A (rotulada CAMPO) se escribirán los nombres de los campos que se vayan extrayendo. Estos nombres de campo serán los que se utilizarán como rótulo del primer renglón de la hoja de la base de datos (es decir, de la hoja denominada BD).
- Las celdas de la columna B (rotulada PREG) se utilizan para indicar el número que tiene la pregunta en la encuesta. Solo se escribe algo en cada celda de esta columna cuando se trata de una pregunta numerada, de lo contrario la celda queda vacía.
- En las celdas de la columna C (rotulada como DESCRIPCION) se escribirá en forma detallada el significado de la abreviatura elegida para el nombre del campo (colocado en la columna A), en términos generales es el espacio designado para colocar tal cual la pregunta de la encuesta.
- En las celdas de la columna D (rotulada como DominioAplicar) se escribe el nombre que se le asigna al dominio de valores para aquellos campos que lo tengan (este nombre se asignará al grupo de celdas que contengan los valores que se escriban en la hoja rotulada como “Dominios”). Cabe aclarar que no todos los campos tendrán un dominio de valores (como ya se explicó en la entrada anterior, solo en los casos de dominios finitos). Cuando se requiera hacer la validación de datos, en las celdas de la hoja BD, se utilizará este nombre de dominio o el rango indicado en esta columna.
Es preciso aclarar el hecho de que solo se escriben nombres de dominios para aquellos casos en los que se tengan textos (cadenas de caracteres); principalmente se trata de las preguntas con respuesta de círculo, y de todas aquellas que tengan un dominio de valores definido aun cuando no se haya indicado expresamente en la encuesta (ejemplo cuando se pide capturar el estado civil pero no se ponen las opciones, y se sabe que el dominio de valores es muy concreto).
Pero en el caso de los campos que requieran capturar valores numéricos que se pueden validar con rangos de valores continuos, lo que se hace es indicar simplemente el rango de valores numéricos; no olvide que no se requieren escribir los valores numéricos uno a uno (en celdas de la hoja dominios), ni generar un nombre nuevo. Por ejemplo si solicita año de nacimiento, puede indicar que los años válidos para la captura fluctúan de 1900 a 2019; o si se trata de la edad, si se aplica a menores de edad, se puede indicar el rango: 1 a 18, y si se aplica al público en general el rango que se puede indicar es: 1 a 100.
Hoja para los dominios de valores
Lo primero que vamos a hacer es cambiar el nombre de la segunda hoja del libro de cálculo, de “Hoja2”, y asignar el nombre: Dominios.Esta hoja sirve para almacenar los valores que componen el dominio de cada uno de los campos que así lo requieran. Cada dominio se escribirá en los renglones de una columna (se reserva el primer renglón para los nombres de que se asignarán a los dominio).
Cuando en la hoja Preguntas se escribe un nombre de domino (en la columna rotulada como: DominioAplicar), entonces, en la hoja Dominios se tiene que escribir dicho nombre en la fila 1 y la lista de valores que componen el dominio a partir de la fila 2.
Veamos un ejemplo retomando los conceptos ya aprendidos (en la entrada anterior): como puede verse en la siguiente imagen, se tiene la pregunta: ¿qué tipo de chocolate prefieres? Cuyas opciones de respuesta son de tipo círculos (botones de radio), lo que significa que solo se puede elegir una opción.
Una vez escritos los valores, lo siguiente es asignar el nombre del dominio, en este caso lo llamaremos “sabores”, y este nombre lo anotaremos en el primer renglón de la columna donde se escribió el dominio:
No olvide que este nombre de dominio también tuvo que haberse escrito en la columna denominada “DominioAplicar” de la hoja que denominamos como “Preguntas”.
Ahora bien, al colocar el nombre en el renglón 1 sirve como recordatorio del nombre que se le ha asignado al rango de celdas que contienen los valores (el dominio). Lo siguiente es realmente asignar el nombre creado para el dominio al rango de celdas. No olvide que en materiales previos ya se explicó a detalle cómo hacerlo, sin embargo vamos a recordar rápidamente: primero seleccione las celdas con los valores, en la barra de fórmulas haga clic en el área de referencias:
Luego escriba el nombre designado (en este ejemplo “sabores”) y presione Intro, observe las imágenes:
Una vez asignados los nombres de dominio al rango de celdas (en el área de referencias), queda listo para utilizarlo cuando se vayan a validar las celdas de cada campo (en la hoja BD). En la barra de fórmulas, en el área de referencias, puede hacer clic sobre la punta de flecha para poder observar todos los nuevos nombres creados, observe el siguiente ejemplo:
Hoja para la base de datos
Esta hoja se utiliza expresamente para colocar los campos, validar, y capturar los registros de información. Lo primero que vamos a hacer es cambiar el nombre de la hoja del libro de cálculo, de por ejemplo“Hoja3”, y el nombre que se le va a asignar es: BD. Como se dijo, en esta hoja lo que vamos a tener es la descripción de los campos que formarán parte de nuestra base de datos.Una vez que hemos terminado de crear el dominio, y lo que queda es esperar al momento de pasar los nombres de los campos al primer renglón de la hoja BD:
Lo siguiente es validar cada campo según corresponda (a se explicó cómo hacerlo en la entrada Validar el contenido de las celdas de la hoja de cálculo). Cabe aclarar que la validación se realiza en el segundo renglón, y una vez que ha terminado de validar cada celda de dicho renglón, lo más fácil es copiar este renglón (que ya tiene las celdas validadas) a los demás renglones, según la cantidad de encuestas que se requieran capturar.
Con esto ya tenemos listo el archivo, y podemos proceder a capturar cada una de las encuestas aplicadas (cuando la aplicación se hace en físico).
- En la siguiente entrada se proporciona el material en pdf. Si así lo desea, puede consultar ESTA página htm como material adicional a fin de poder visualizar un archivo de flash player que le permitirá navegar entre los conceptos principales que se presentaran detallados en esta entrada y la anterior (se presentan varios puntos de hipertexto por lo que deberá pasar el puntero del ratón encima de las palabras o imágenes que se presentan a fin de detectar las zonas en las cuales se puede navegar). Si tiene problemas con flash player en su navegador, o si en su caso desea visualizar el contenido sin estar conectado a Internet, entonces puede optar por descargar ESTE archivo ejecutable (.exe) construido exactamente con el mismo contenido; el único detalle que puede presentarse tiene que ver con la seguridad de su computadora, ya que en algunos casos puede impedirle visualizarlo, o incluso impedirle descargarlo, e igualmente por el tipo de archivo puede que sea imposible visualizarlo en un dispositivo móvil. Pero repito es el mismo contenido que se presenta en la entrada, solo que es un material dinámico.
Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
