Ya hemos visto como crear las gráficas usando el asistente en CALC, en esta ocasión vamos a ver algunos detalles generales de como editar elementos de las gráficas, una vez insertadas. Para ello vamos a observar el menú que se muestra una vez que entramos en modo edición de gráficos.
Calc: Edición de gráficos insertados
Después de haber insertado un gráfico, es posible modificar sus propiedades, ya sea porque algunos elementos no fueron contemplados o el asistente no los permitió incluir, como es el caso de las etiquetas de datos.Debe notar que al salir del modo edición, si solo toca la gráfica va a observar unos puntos verdes en la orilla, vea la siguiente imagen siguiente. En este modo es cuando podemos mover de lugar la gráfica dentro de la hoja de cálculo.
Para regresar al modo edición, y poder ver el menú de gráficos (observe como cambiará el menú al ingresar a modo edición), haga doble clic sobre el gráfico y ahora observará un borde gris alrededor de la gráfica:
Para editar las propiedades del gráfico tenemos las opciones de menú: Insertar y Formato.
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Empecemos por localizar el origen de datos, para ello vamos a abrir el cuadro de diálogo “Rango de datos” elija la opción "Rangos de datos…" del menú Formato. Con esto podremos modificar el origen de datos o las series de datos, así como señalar si la primera fila o columna del rango contiene títulos, o si se desea, cambiar las series de datos entre columnas y filas.
La pestaña “Series de datos” de este cuadro de diálogo muestra las opciones para trabajar con las series de datos. A manera de ejemplo vamos a eliminar la serie de datos “Casado”, para luego ver cómo se pueden agregar series de datos a una gráfica. Observe a continuación el cuadro de diálogo con todas las series de datos que se han graficado, lo que haremos es seleccionar la serie de datos “Casado” y luego presionar el botón “Eliminar”:
Podrá ver que se elimina la serie y ya no aparece en la lista (en el cuadro de diálogo), además puede ver que en la gráfica ahora no aparece la serie de datos “Casado” (ni las barras ni en la leyenda), igualmente en la tabla ya no aparece delineada con azul la columna con los datos que se ha eliminado de la lista de series de datos:
Bien ahora vamos a agregar nuevamente la serie de datos que hemos eliminado (como ejemplo). Para ello se presiona el botón “Agregar”, y podrá observar que en el área “Series de datos” se inserta una nueva serie que en principio se visualiza como “Serie sin nombre”, esto debido a que aún no se han configurado las opciones “Nombre” y “Valores-Y” para la serie:
Para configurar, en el área “Rangos de datos” primero seleccione “Nombre” y verá que la etiqueta de la caja de texto inferior aparecerá como “Rango para Nombres”, presione el botón “Comprimir” y vaya a la hoja de cálculo a seleccionar la celda que contiene el nombre de la serie de datos:
Una vez que se haya seleccionado la celda (hacer clic sobre ella), se retorna al cuadro de dialogo y se verá como la celda señalada aparece en la caja de texto y delante de “Nombre”, así mismo puede ver como en el área “Series de datos” ya aparece el nombre de la serie de datos que estamos configurando.
Lo siguiente es asignar el rango de celdas para la propiedad “Valores-Y”, seleccione la opción y observe como la etiqueta de la caja de texto cambia y aparece el texto “Rango de Valores-Y”.
Presione el botón “Comprimir”, e igualmente vaya a la hoja de cálculo a seleccionar, en este caso todo el rango de celda que contiene los valores de la serie de datos. En este caso haga clic con el ratón y arrastre hasta terminar la selección y luego suelte. Es preciso aclarar que no debe seleccionarse más celdas de las que tengan las otras series de datos.
Una vez seleccionado el rango, retorna al cuadro de diálogo. Con esto se termina de configurar la serie de datos, y aparece el rango en “Valores-Y”, y puede hacer clic en Aceptar.
Otro elemento que podemos editar, tiene que ver con agregar un título al eje de las Y en caso de que hayamos olvidado ponerlo, para ello tenemos en el menú Insertar la opción “Títulos…” la cual abre el cuadro de diálogo que permite configurar todos los títulos de los elementos de la gráfica.
Con esto lograremos que en la gráfica se muestre un texto que nos indique el significado de los números en el eje de las Y, en este ejemplo se trata de la cantidad de encuestados, pero en caso de que se trate de porcentajes podemos simplemente indicar la palabra “Porcentaje”.
Si en el menú Insertar elegimos la opción “Ejes…” podremos incluir o eliminar algunos de los ejes. Pero por ejemplo eliminar uno de los ejes principales le restaría significado a la gráfica, veamos qué pasa si se desactiva el eje de las X.
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Para trabajar lo que concierne a la opción “Etiquetas de datos…” del menú Insertar, vamos a usar una gráfica de pastel (círculo). Cuando este tipo de gráficas se insertan se presentan sin etiquetas de valores.
Al elegir las opciones del menú se muestra el cuadro de diálogo “Etiquetas de datos”. Aun cuando presente la opción de mostrar tanto los valores como números (al crear la gráfica desde una tabla que contenga cantidades y no porcentajes) y mostrar los valores como porcentajes, no es adecuado elegir ambas opciones a la vez.
En el caso de las gráficas de pastel una buena opción es elegir “Mostrar valores como porcentajes”, al activar la opción da la oportunidad de modificar el formato de los valores que aparecen como porcentajes, mostrando el siguiente cuadro de diálogo:
Como puede ver todo está inhabilitado excepto la casilla “Formato de fuente”, al desmarcar la casilla se activan todas las opciones y se puede elegir, por ejemplo que aparezca un decimal en los porcentajes. Otro aspecto es la posición de los valores, al expandir la lista desplegable de la opción “Posicionamiento” se muestran las opciones: Mejor acomodo, Afuera, Adentro, Centro. Para nuestro ejemplo elegiremos la opción “Afuera” y la gráfica se verá como se muestra a continuación.
En caso de que los valores se vean muy pequeños, puede modificar el tamaño del texto.
Hay dos opciones siempre que se quieren modificar las propiedades de un objeto dentro de la gráfica, una es hacer doble clic sobre el objeto para que muestre el cuadro de diálogo de configuración particular a él, y otra opción es seleccionar el objeto e ir al menú Formato y elegir la opción “Propiedades del objeto…”.
Probaremos la segunda opción, para ello seleccione las etiquetas de valores que se acaban de insertar (toque uno de los valores, una sola vez, ya que si hace otro clic espaciado sobre un valor entonces solo estará seleccionando ese valor), al seleccionarlos se verán unos puntos verdes sobre los valores:
Al ir al menú y elegir las opciones se mostrará un cuadro de diálogo con el título “Series de datos” a fin de que podamos modificar sus propiedades, en este caso iremos a la pestaña “Carácter” para cambiar las propiedades del texto:
Con ello se logra quitar la leyenda de la gráfica y lo siguiente es ir nuevamente al menú Insertar y elegir la opción “Etiqueta de valores…”, y en el cuadro de diálogo marcar la casilla de verificación “Mostrar categoría”.
Esto permitirá que la gráfica se muestre de la siguiente forma:
Para evitar el amontonamiento de los valores, y permitir claridad en los contenidos, pueden usarse separadores:
En nuestro caso elegiremos “Nueva línea” a fin de que cada valor aparezca en un renglón nuevo dentro de cada etiqueta de valores, y la gráfica se verá de la siguiente forma:
En ocasiones puede darse el caso que en este tipo de gráfica se lleguen a amontonar los valores, para corregirlo podemos reducir un poco el tamaño del área del gráfico (seleccione el circulo, vera unos puntos verdes alrededor de toda el área, señalando sus orillas, entonces colóquese en una esquina y cámbiele el tamaño). Igualmente puede optar por salir del modo edición y hacer más grande la gráfica, puede optar por elegir una orilla y hacerla más ancha y verá cómo se reacomodan los valores, hágalo hasta que mejore la distribución de los contenidos en las etiquetas de valores. Lo recomendable cuando se tengan textos grandes es que no incluya el texto de cada categoría dentro de la etiqueta de valores, y mejor opte por incluir la leyenda.
En cuanto a la leyenda, en cualquiera de las gráficas que cree, no pierda de vista el contenido de la leyenda, ya que si no pone suficiente atención es posible que no se muestren todas las categorías; así que siempre verifique que hay un texto para cada color en la gráfica, y cuando algo falte, entonces recurra a hacer más grande la gráfica, hasta que logren mostrarse todos los valores.
Le repito que puede editar las propiedades cualquier elemento dentro de la gráfica. Recuerde que tiene dos opciones: 1) hacer doble clic sobre el objeto para que muestre el cuadro de diálogo de configuración particular a él, 2) seleccionar el objeto/elemento dentro de la gráfica e ir al menú Formato y elegir la opción “Propiedades del objeto…”.
Le recomiendo que no juegue mucho con los colores, sobre todo, no ponga color al fondo de la gráfica, recuerde que el reporte de investigación es un elemento formal, y lo recomendable siempre es que se mantenga un fondo blanco. Si en dado caso la gráfica se vaya a insertar en un documento para diapositivas, entonces podría optar por colocar un color de fondo, sin embargo, que ese color no dificulte la lectura de la gráfica y mucho menos que imposibilite el visualizar los elementos de la gráfica (use siempre colores contrastantes, cuando se hable de un fondo, sobre todo use colores claros).
Otra opción que no se ha mencionado, pero a la que se puede recurrir, es a “Tipo de gráficos…” en el menú Formato, con esta opción puede optar por cambiar el tipo de gráfico elegido, por ejemplo, si ha creado una gráfica de columnas pero siente que no presenta la información como lo desea, entonces puede optar por cambiarla por una de barras eligiendo esta opción, sin tener que borrar la gráfica y crearla de nuevo. El cuadro de diálogo que se mostrará es el siguiente:
No queda más que poner bellas a las gráficas y mostrar adecuadamente la información.
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Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
