Ya se presento la interfaz de Calc para trabajar con gráficas, y en esta ocasión vamos a reconocer la interfaz de Excel a fin de poder comenzar a crear gráficos a partir de los datos tabulados.
Reconociendo la interfaz de Excel para crear gráficas
Primero seleccionar los datos
Siempre que desee crear una gráfica, lo primero es la selección de las celdas que contienen los datos a graficar. Tomemos en cuenta los siguientes datos tabulados:
Recuerde que al crear las gráficas no puede tomar arbitrariamente todos los valores que se muestran en la tabulación de datos, por ello aprenda a visualizar la tabla de la siguiente forma:
Observe que en este ejemplo vamos a tomar los datos directamente de la tabla resultante que muestra la cantidad de encuestados (sin recurrir a porcentajes). Partimos del hecho que estamos trabajando con nuestra primera tabulación, por lo tanto tenemos tres posibles gráficas a construir.
- Una gráfica de pastel para el total en filas (el cual muestra los resultados del campo "edoCiv").
- Una gráfica de pastel para el total en columnas (el cual muestra los resultados del campo "sexo").
- Una gráfica de columnas que muestre los resultados del cruce de valores de ambos campos.
Hagamos la tercera gráfica listada, y como se dijo, lo primero que debemos hacer es seleccionar los datos:
Vaya al menú principal a insertar la gráfica
Seleccione la opción Insertar y luego en la sección Gráficos elegir el tipo de gráfico que más convenga. En nuestro caso, elegiremos “Insertar gráfica de columnas”, y vamos a elegir el primer subtipo en el bloque Columna en 2-D:
- NOTA: Se recomienda elegir el subtipo más sencillo a fin de preferir la claridad de la presentación de los datos. Siempre debe darle mayor importancia a la claridad, y no solo pensar en “que se vea bonito”, “espectacular”, sino más bien pensar en que la información “se pueda leer claramente”, por ello el gráfico elegido no debe ser demasiado recargado. No falta quien caiga en la tentación de elegir una gráfica de columnas en 3D, y al final no se distinga cuál columna es más alta que la otra, o que una columna tape a la otra y la lectura de la información se vuelva imposible. Siempre tenga presente que lo simple y sencillo puede es lo mejor.
En la hoja de cálculo se inserta inmediatamente la gráfica. Mientras no toquemos ninguna otra celda, y la gráfica se encuentre seleccionada, nos mantenemos en modo edición de la gráfica. Si por alguna razón sale del modo edición de gráficas, simplemente haga clic sobre la gráfica. La imagen siguiente muestra en la parte superior las celdas que seleccionamos para crear el gráfico, vea como se presentan secciones de celdas delimitadas con líneas de colores: azules para indicar los datos a graficar, en rojo se indican las etiquetas de las Series de datos, y en morado las etiquetas de las Categorías a presentar sobre el eje de las X.
Configure las opciones de la gráfica
Podrá ver que estando en modo edición de gráfico, el menú presenta dos opciones adicionales “Diseño” y “Formato”, con opciones para configurar la gráfica. Interesa principalmente la opción Diseño en la que se presentan las siguientes opciones:
Lo primero que debe revisar son las series de datos elegidas, ya que las que se muestren por default pueden no ser las adecuadas para su gráfica y habrá que modificarlas, para ello deberá presionar el botón “Cambiar entre filas y columnas” de modo que se pueda cambiar entre filas y columnas para elegir el lugar en el que verdaderamente se encuentren las series de datos (esto depende de la tabulación). Cada vez que presione el botón, verá como la gráfica se transforma, presentando alternativamente los valores de filas o de columnas. Es importante indicar correctamente cómo se tomarán los datos que se van a presentar en la tabla, y tener cuidado con la presentación de los datos, recuerde que elegir una u otra ubicación de las series de datos significará que visualmente el lector comparará los valores que se le presenten.
Observe a detalle la tabulación que se maneja para el ejemplo, no olvide que la tabla presenta valores directos del conteo (no se trata de porcentajes), por lo tanto, para evitar comparar los resultados de hombres y mujeres, debemos lograr que las series de datos se presenten en las columnas (valores de estado civil), y que las categorías sean los valores del Género, de esta forma en el eje de las X se deberán presentar dos grandes bloques determinados por los valores de las filas: “Mujeres” y “Hombres” (dentro de cada categoría se mostrara una columna de diferente color para representar cada serie de datos, cuyo significado se mostrará en la leyenda de la gráfica). Es decir, la gráfica necesita tener la siguiente presentación:
NOTA: En rojo se marcan las series, y en morado las categorías.
Lo siguiente será elegir la opción del menú Diseño llamada “Seleccionar datos”, a fin de reconocer el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”, y en un momento dado indicar o modificar el origen de los datos a graficar, modificar las series de datos y las categorías de la gráfica. En el cuadró se muestra la caja de texto etiquetada como “Rango de datos del gráfico” y allí es donde es posible indicar o modificar el rango de datos desde el cual se toman los datos. Sin embargo, como previamente hemos seleccionado las celdas en este caso no es necesario modificar el contenido de la caja de texto y en ella aparecerá la referencia al rango de celdas seleccionado en la tabulación de datos “ =Hoja1!$C$10:$G$12”.
En caso de que hayamos omitido el primer paso de la construcción de la gráfica, es decir, la selección de los datos, esta caja de textos (Rango de datos del gráfico) estaría vacía, y entonces tendríamos que comprimir el cuadro de diálogo (presionando el botón que se encuentra al lado derecho de la caja de texto), y seleccionar las celdas; solo que esta selección se vuelve complicada cuando se tienen celdas no contiguas, por ello lo mejor siempre es seleccionar los datos desde antes de elegir el gráfico a insertar.
Observemos a groso modo los otros elementos que se presentan en el cuadro de diálogo. En la parte intermedia se presenta el botón “Cambiar fila/columna” dándonos la oportunidad nuevamente de poder elegir en donde se encuentran las series de datos. En la parte inferior es posible observar, del lado izquierdo la lista “Entradas de leyenda (Series)” se presentan todas las series de datos a representar en la gráfica (es posible seleccionar una a una). A la derecha se presenta la lista “Etiquetas del eje horizontal (categoría)”. En ambos casos es posible seleccionar el elemento enlistado y realizar alguna acción al presionar alguno de los botones de comando que se presentan.
En cuanto a “Entradas de leyenda (Series)” se tienen los siguientes botones:
- Los botones subir y bajar (dos puntas de flecha). Al seleccionar cualquier serie, es posible cambiarla de posición, sea subiéndola o bajándola en la lista, de esta forma es posible ordenar las series de datos a nuestro gusto, independientemente de cómo se hayan ordenado originalmente en la tabulación de datos.
- El botón “Quitar” permite eliminar cualquiera de las series.
- El botón “Agregar” permite añadir una serie de datos que hayamos olvidado seleccionar.
- El botón “Modificar” que de ser necesario permite editar el contenido de cada una de las series de datos.
En este momento nos concentraremos en el botón “Modificar” (posteriormente retomaremos los otros elementos). Al seleccionar cualquiera de ellas y presionar el botón Modificar se muestra un nuevo cuadro de diálogo llamado “Modificar serie” (se oculta momentáneamente el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”). Veamos un ejemplo con la serie “Casado”:
Observe que se muestran dos elementos:
- “Nombre de la serie”: muestra la referencia de celda en la cual se encuentra el nombre de la serie, en este caso, al seleccionar la serie “Casado” se señala que el nombre de la serie se encuentra en la celda D10 de la hoja Consultas.
- “Valores de la serie”: muestra el rango de celdas en donde se encuentran los valores de la serie de datos, en nuestro ejemplo se encuentran en el rango D11:D12 de la hoja Consultas.
Siempre que en alguna serie se presente alguna disparidad en cuanto a lo esperado, es aquí donde se va a poder modificar tanto el nombre de la serie de datos, como los valores que señala dicha serie de datos. Este mismo cuadro de diálogo se mostrará cuando se presione el botón “Agregar” para agregar una nueva serie de datos, y así poder configurar el nombre y los valores (en este pequeño ejemplo inicial solo reconoceremos los elementos y su función de forma general ya que tenemos todos los elementos que se necesitan).
En el espacio señalado como “Etiquetas del eje horizontal (categoría)” se encuentra el botón “Edita”, al presionarlo mostrará el siguiente cuadro de diálogo (igualmente se oculta momentáneamente el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”):
Es posible reasignar el rango de celdas en donde se presentan las categorías que dan sentido a los valores presentados en la gráfica, en nuestro ejemplo las categorías son indicadas por los textos que se presentan en la tabla como títulos de las filas (“Hombres”, “Mujeres”) y esos textos se encuentran el rango C11:C12 de la hoja Consultas.
Ahora bien, para configurar otros elementos de gráfico a fin de colocar títulos, tanto al gráfico, como a los ejes, así como elegir mostrar o no mostrar la leyenda (que contiene los colores y nombres de las series de datos) o las etiquetas de valores. En la nueva versión de Excel se presenta un pequeño recuadro de opciones:
En nuestro caso no colocaremos título al gráfico, ya que al construir el reporte de investigación, se incluirá un rótulo que le dé significado al gráfico cuando se inserte en el procesador de textos (por lo que indicar un título o subtitulo sería tener algo repetitivo). Lo que si vamos a indicar es un título para el eje de las Y, escribiremos el texto “Encuestados” a fin de indicar que esos números del eje de las Y representan a la cantidad de encuestados (en caso de que hubiéramos graficado una tabla con porcentajes entonces tendríamos que escribir la palabra “Porcentajes”. Así mismo.
Haga clic en el icono Elementos de gráfico, a fin de poder agregar o quitar elementos, marcando o desmarcando cada casilla:
Cada opción permite mostrar un listado de opciones más específico, para ello presionar la punta de flecha que se muestra del lado derecho cuando se coloca el cursor sobre cada opción deseada. Para nuestro ejemplo vamos a hacer lo siguiente:
- Desmarque Título del gráfico para quitarlo del gráfico.
- Seleccione Títulos de ejes y desmarque la casilla “Horizontal primario” de forma que no aparezca un título en el eje de las X.
Presenta 4 iconos:
- Relleno y línea
- Efectos (sombra, iluminación, Bordes suaves, Formato 3D)
- Tamaño y propiedades.
- El último depende de la opción elegida, si selecciona “Opciones del eje”, el último icono presentara las opciones particulares para configurarlo. Si elige “Opciones de etiqueta”, mostrará las opciones para configurar las etiquetas de datos (como en la imagen anterior).
Construir una gráfica de pastel
Veamos un segundo ejemplo, pero en esta ocasión vamos a construir una tabla de pastel que muestre la distribución de los encuestados en relación con el estado civil. Lo haremos a partir de la misma tabulación de ejemplo, pero en esta ocasión vamos a usar solo los totales presentados en la última fila.1. Lo primero será seleccionar los datos, que como vemos en la siguiente imagen, se encuentran separados:
2. Vamos al menú Insertar y luego en sección Gráficos elegir el tipo de gráfico, vaya a la opción “Insertar gráfico circular o de anillos”, la recomendación sigue siendo elegir la opción más sencilla en 2D.
3. Inmediatamente se insertará una gráfica circular:
4. Observe que de acuerdo a la distribución de nuestra tabla, por default se indica que las series de datos están en las filas. Ya que solo tenemos una fila seleccionada con valores a graficar.
Puede probar presionar el botón “Cambiar entre filas y columnas” para comprobar que si cambia esa configuración, se dejan de presentar los valores, y la gráfica solo será un circulo con un color.
Observe aparece una leyenda que solo muestra un valor, en este caso el texto indicado como título de esa fila. Debe elegir la anterior distribución de forma que tome la serie de datos de la fila, y en el gráfico se muestren las diferentes rebanadas del pastel (círculo) de diferente color, y así en la leyenda se muestren los nombres de todas las Categorías a representar en el gráfico.
5. Elija la opción del menú Diseño llamada “Seleccionar datos”, para mostrar el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos” y observar lo siguiente:
En “Rango de datos del gráfico” se presenta el origen de los datos, ponga atención a la forma de esta referencia, ya que se presentan dos rangos:
Hoja1!$C$10:$G$10 señala la fila en la que se encuentran las etiquetas de las categorías
Hoja1!$C$13:$G$13 señala la fila que contiene los valores
Observe como se presenta una única serie de datos llamada “Total”, si presiona el botón modificar podrá ver que la serie de valores se encuentra en el rango $Consultas.$D$13:$G$13:
Además en el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos” puede ver en las sección “Etiquetas del eje horizontal (categorías)” como se presentan los 4 valores de la primera fila seleccionada ($Consultas.$D$10:$G$10), en donde se encuentran los títulos de las columnas (estos valores son los que se muestran en la leyenda).
Ahora bien, si al seleccionar los datos no se hubiera seleccionado la primera columna, sino a partir de donde se presentan los valores, observe:
En este caso en el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos” el único cambio sería que no se mostraría el nombre para la serie de datos y ésta tomaría un nombre genérico “Serie1”:
Esto no representa ningún problema, ya que no vamos a requerir ninguna etiqueta debido a que se está graficando una sola serie de datos- Lo importante en este caso es que si se estén presentando los valores de las categorías, y esos nombres se muestren en la leyenda o en la etiqueta de datos.
Lo que resta es eliminar el título del gráfico, y decidir si se muestran las categorías en la leyenda o en su caso dentro de las etiquetas de valores, para hacer esta última configuración haga clic en el icono “Elementos de gráfico” (en la esquina superior derecha del gráfico, con el símbolo +). En el caso de los gráficos circulares solo se presentan tres opciones:
- Desmarque Título del gráfico para quitarlo del gráfico.
- Para este ejemplo, vamos a desmarcar la casilla de verificación “Leyenda”, ya que las etiquetas de las categorías las colocaremos mejor dentro de las Etiquetas de datos.
- Marque la casilla Etiquetas de datos, y elija la opción “Más opciones…” para mostrar un cuadro de diálogo en forma de barra lateral (a la derecha), en el cuál se presentarán las opciones a configurar.
Elija la última opción “Opciones de etiqueta” a fin de configurar lo siguiente en la sección “Opciones de etiqueta”:
- Desmarque la casilla Valor.
- Marque la casilla Porcentaje (ya que lo que es más adecuado para este tipo de gráficas es mostrar porcentajes).
- Marque la casilla Nombre de categoría (a fin de que se muestren los significados de cada rebanada del pastel).
- Marque la casilla Mostrar línea guía (por si la etiqueta se reacomoda, surja una línea que se dirija de la etiqueta a la rebanada).
- Elija un separador, en este caso usaremos Nueva línea, las opciones son las siguientes para separados:
Con esta configuración lograremos que la gráfica de pastel se presente como se muestra a continuación:
Tenga cuidado con el manejo de los valores que se muestran, ya que al elegir que se van a presentar porcentaje, si quisiera indicar que el porcentaje se presente con un decimal, y en la sección “Número” elige las opciones:
- En Categoría elija: Número
- Y en posiciones decimales indique: 1
La gráfica mostrara los valores como se muestra a continuación:
Por ello para que se presente en formato de porcentaje debe elegir:
- En Categoría elija: Porcentaje
- Y en posiciones decimales indique: 1
De forma que la gráfica se muestre así:
Espero que estos ejemplos sirven para tener conocimiento de las opciones básicas a elegir al crear gráficas y configurar los elementos esenciales que puede emplear para crear sus consultas.
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Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
