En esta breve entrada vamos a aclarar algunos aspectos relevantes en relación con algunos errores que se comenten comúnmente en las tabulaciones de los datos, los cuales impiden crear correctamente los gráficos, así como omisiones al graficar ciertas tabulaciones, de forma que podamos anticipar los problemas al crear nuestros gráficos.
Errores en las tabulaciones de datos
Al pretender crear una gráfica es importante tener presente cómo se presentan los datos en la tabulación para no tener omisiones graves que impidan entender el significado de los datos.Filas o columnas sin etiquetas
- Un error grave es pretender tener datos en diferentes renglones de una tabla, pero no tener en la primera columna con etiquetas que definan el significado de esos datos. Ejemplo:
- Un error similar es pretender tener datos en diferentes columnas de una tabla, pero no tener en la primera fila con etiquetas que definan el significado de esos datos. Ejemplo:
Este tipo de tabulaciones son erróneas, ya que como puede observar en los ejemplo, en ambos casos se está construyendo una tabla incompleta, en la primera tabla no se sabe lo que significan los números que aparecen en las filas, en la segunda tabla no se sabe el significado de los números que aparecen en cada columnas; simplemente no se entiende la información que se presenta.
Siempre que se presente información en una tabulación que cuenta con más de una fila y más de una columna, significa que al menos se están obteniendo resultados de dos campos, por lo tanto, es sumamente importante que tanto en la primera fila como la primera columna aparezcan etiquetas que den significado a los elementos que se están tabulando.
Incluso, aún cuando se tenga una tabla con una sola columna con valores numéricos, es importante indicar un título para la columna, de forma que le de significado a los valores que se pueden representar. Ejemplo:
Etiquetas de valores de dos campos en una sola fila o columna
Otro error grave es construir una tabla resultante en la que se estén revolviendo los valores que pertenecen a dos campos de la base de datos, como es el caso de la siguiente tabla:
Esta tabla presenta conteo individual de valores del campo de estado civil por lo que se introducen filas con totales parciales de dicho campo (subtotales), y debajo de cada estado civil los valores del conteo de la combinación de ambos campos (estado civil y sexo). Este tipo de tabla se llega a construir en Excel, y se debe a que al crear el piloto de datos (tabla dinámica) se ha elegido: diseño compacto y mostrar subtotales. Para corregir, colóquese sobre la tabla dinámica y seleccione las opciones de menú:
- Diseño / Subtotales / No mostrar subtotales
- Diseño / Diseño de informe / Mostrar en formato tabular
De esta forma se podrá copiar el contenido de la tabla dinámica (piloto de datos) sin tener valores de más y editarla, de forma que se obtenga lo siguiente:
Como puede observar, ya se puede apreciar correctamente el contenido de la tabla, con los valores de un campo en una columna y los del otro en otra columna, además de que no presenta valores de más debido a subtotales innecesarios. Sin embargo, la mejor presentación de la información sería aquella en la que los textos más largos se presenten en las filas y los más cortos en las columnas, pero esto es cuestión de apreciación y elección de quien la construye.
Dos campos en una sola área
Un problema de tabulación común cuando solo se está creando un piloto de datos con dos campos, es recurrir a insertar ambos campos ya sea en el área de filas o en el área de columnas, ya que al pretender construir la gráfica será imposible indicar cuáles son las series de datos y los datos realmente no se van a representar correctamente, cualquier elección de la ubicación de las series de datos será errónea, porque los valores de ambos campos están ubicados en el mismo lugar.
- Ejemplo de tabulación con dos campos en área de filas
- Ejemplo de tabulación con dos campos en área de columnas
Errores al graficar algunas tabulaciones
Al crear gráficas, en cierto punto de la configuración se presentarán dos opciones, comúnmente dos casillas de verificación: “Primera fila como etiqueta” y “Primera columna como etiqueta”. Es importante que tome en cuenta estas casillas y verifique si están o no correctamente marcadas, ya que pueden presentarse problemas cuando la primera columna o el primer renglón de la tabulación contiene números, debido a que por default la aplicación suele reconocer los números como valores a graficar, y por ello alguna de las casillas queda sin marcar.
Veamos un ejemplo: en la siguiente tabulación la primera columna contiene números que representan las edades de los encuestados, y un error muy común es dejar sin marcar la casilla de verificación “Primera columna como etiqueta”.
En este caso se debe tener cuidado al momento de crear la gráfica, ya que esos números no son valores a graficar, sino etiquetas de valores que le dan significado a los valores de las filas. Si el error de interpretación de la aplicación no se corrige y se deja la casilla sin marcar, al terminar de configurar la gráfica por error esos valores se representarían dentro de la gráfica. Por ello se debe estar atento a marcar las casillas de verificación siempre que estos valores representen etiquetas.
Como puede darse cuenta, es sumamente importante preparar los datos correctamente antes de pretender crear cualquier gráfica. Revise sus tabulaciones de datos construidas a partir de sus consultas a la base de datos, y reacomode la información a fin de que pueda quedar lista para que usted construya sus gráficas.
Como puede darse cuenta, es sumamente importante preparar los datos correctamente antes de pretender crear cualquier gráfica. Revise sus tabulaciones de datos construidas a partir de sus consultas a la base de datos, y reacomode la información a fin de que pueda quedar lista para que usted construya sus gráficas.
Saludos
M.C. Bertha López Azamar
P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.
