Referencias de celdas: relativas y absolutas

Hola jóvenes

Al trabajar con referencias de celdas lo primordial es comprender los detalles relacionados con los dos tipos de las referencias:

• la referencia relativa
• la referencia absoluta

Así como comprender cuando es oportuno utilizar una u otra forma de referenciar.

Para facilitar la comprensión de los conceptos en la presente entrada se explican los detalles de las referencias de celdas, y en una entrada posterior se abordarán los conceptos atendiendo los rangos de celdas.

¿Por qué es importante aprender sobre los tipos de referencias?

Antes de comenzar a trabajar con referencias de celdas, cabe aclarar que el tipo de referencia toma importancia en el momento en el que se escriben formulas, sobre todo cuando se necesita copiar una fórmula de una celda a otra (reutilizarla).

·       Esto con la finalidad de evitar reescribir la formula en cada celda en la que se necesite hacer el mismo cálculo pero con los valores de otras celdas; ya que cada vez lo único que se tendría que cambiar son las referencias de celdas a las que ahora apuntaría la formula.

Es por ello que toman importancia los tipos de referencias (a celdas o a rango), para permitir o impedir la movilidad (que cambie) de una celda a la que se hace referencia cada vez que la formula se copia de un lugar a otro.

Para comenzar a comprender estos conceptos con referencias de celdas, en los ejemplos se usarán formulas sencillas empleando los operadores aritméticos: + (suma) o – (resta) y referencias a celdas.

• Descargue la lista de operadores que pueden ser usados en Calc.

Referencia relativa

La forma común de escribir las referencias es la forma relativas, por ejemplo: A1:B2 es una referencia relativa a un rango, y A1 es una referencia relativa a una celda.

Que una referencia sea relativa significa que al copiar la fórmula esta se ajusta al nuevo contexto, es decir, la formula señalará a las celdas que se corresponden con la misma distancia (de columnas y renglones) a la cual señalaba la formula originalmente.

Para comprender el concepto y lo que implica veamos un primer ejemplo usando solo referencias de celdas. En la columna A se introducirá el año actual y en la columna B se introducirán los valores correspondientes al año de nacimiento, a fin de que en la columna C sea posible calcular las edades.

Para el cálculo de la edad se debe restar al año actual el año de nacimiento, por lo tanto en la primera celda (C2) se deberá escribir la fórmula: A2-B2

Cuando haya terminado la escritura de la formula, presionar Intro o TAB para introducirla en la celda (si presiona ESC la celda no se introduce y se pierde lo que se haya escrito).

Una vez introducida la formula, en la celda se observa el resultado del cálculo, sin embargo, si se coloca sobre la celda (donde introdujo la fórmula: es decir la celda C2) en la barra de fórmulas podrá observar la fórmula que se ha escrito.

Ahora bien, vamos a copiar la formula a las celdas de los renglones 3 al 5 a fin de que se puedan calcular las otras edades. En este caso, como las celdas son contiguas, puede simplemente arrastrar la formula haciendo clic sobre el punto negro en la esquina inferior derecha de la celda, o emplear la combinación de teclas Ctrl+C.

Observemos como cambian las referencias de celda en la formula cada vez que es replicada (al copiarse a las celdas inferiores).

Tengamos en cuenta lo que anteriormente se señaló:

• la fórmula se ajusta al nuevo contexto, es decir, la formula señalará a las celdas que se corresponden con la misma distancia (de columnas y renglones) a la cual señalaba la formula originalmente

Así entonces vemos que la fórmula original hace referencia a la celda A2, la cual se encuentra en el mismo renglón y dos columnas a la izquierda; igualmente hace referencia a la celda B2, la cual se ubica en el mismo renglón, pero una columna a la izquierda. Entonces, observe como al copiar la formula hacia abajo:

• No se ha cambiado de columna (sigue siendo la columna C), por lo tanto, las formulas en las nuevas celdas seguirán haciendo referencia a las mismas columnas (ubicadas a la misma distancia que la original).
• Sin embargo, lo que si cambia es el renglón, es decir, la fórmula original hace referencia al renglón 2 (que era el mismo renglón donde se escribe la formula), pero en las formulas de las nuevas celdas la referencia al renglón se movió un renglón cada vez. 

Veamos otro ejemplo haciendo referencia a la misma fórmula ya explicada para calcular la edad, solo que en esta ocasión la fórmula se va copiar a una celda más alejada:

En la fórmula original (ubicada en la celda C2) se hace referencia a las celdas A2 y B2, veamos en la siguiente imagen como al copiar la formula a la celda G5 la referencia se mueve de forma relativa (señalando ahora a otras celdas que se ubican a la misma distancia de la original), de esta forma, la formula ahora hace referencia a las celdas E5 y F5.

Al copiar la formula nos hemos cambiado tanto de columna como de renglón, por lo tanto las referencias de la formula se reubican. Deténgase a observar concretamente la distancia de las celdas, y como estas siguen siendo las mismas que la original; es decir, la referencia del renglón es la misma que el renglón en el que se ubica la fórmula (renglón 5), en el caso de las columnas: la primera celda a la que se hace referencia en la fórmula se ubica dos columnas a la izquierda, y la segunda celda referenciada se ubica una columna a la izquierda.

Referencia absoluta

En oposición a las referencias relativas existen las referencias absolutas, las cuales se escriben colocando el signo de pesos ($) antes de cada parte de la referencia que se desee indicar como absoluta (columna, renglón o ambos). Ya que al copiar la fórmula de una celda a otra celda lo que se desea es que dicha referencia no se mueva, y se siga señalando ya sea la misma columna, el mismo renglón o en términos generales la misma celda.

Veamos la siguiente tabla para comprender las diferencias al escribir las referencias de celdas:

Ahora bien, al usar referencias absolutas es importante tener presente lo que se necesita “fijar”: toda la celda, solo la columna, solo el renglón. Igualmente, la relevancia de que parte de la referencia se debe poner como absoluta depende en qué dirección se va a copiar la fórmula (solo para arriba, solo para abajo, solo a la izquierda, solo a la derecha, o si se van a mover todos esas posiciones). Observe las explicaciones en la siguiente tabla, a fin de entender lo que pasa con cada referencia al copiarla.

Analizando lo anterior es posible determinar en cuáles casos es necesario poner como absoluta una parte o toda la referencia, observe lo que se indica en la siguiente tabla:

Veamos el ejemplo que se ha venido trabajando para calcular la edad, ya habrá notado que en todos los casos el año actual era el mismo, por lo tanto no había necesidad de escribirlo en cada renglón de la tabulación de datos, sino que solo es necesario introducirlo una vez en una celda concreta y hacer referencia a esa celda en todas las formulas. Observe la tabulación siguiente:

Como puede verse, en esta ocasión el año actual se ubica en la celda (A2) y en la celda C7 se escribirá la fórmula: A2-B7. Sin embargo antes de pretender introducir esta fórmula, no pierda de vista que se la misma se va a copiar a las celdas debajo de donde se inserte la primera vez. De esta forma, a continuación se analiza lo que esto implica:

• La columna de ambas referencias no se verán afectadas, ya que la formula se replica sobre la misma columna (C); por lo tanto no es necesario indicar como absoluta la columna, en ninguna de las dos celdas referenciadas.

En el caso del renglón, estos si se van a afectar al replicar la fórmula. Por lo tanto, es necesario analizar que conviene en cada caso, es decir, que aplica para cada referencia de celdas. En el caso del dato “año actual” (A2) se debe impedir que el renglón se mueva, es decir debe quedar como absoluto, por lo que la referencia a la celda debe ser: A$2. Ahora bien, en el caso del dato “año de nacimiento” (B7), lo que se necesita es que al copiar la formula, este haga referencia a la celda del siguiente renglón, por lo tanto, la referencia a la celda debe quedar completamente absoluta: B7

De esta forma la fórmula original a introducir en la celda C7 debe ser: A$2-B7

Al terminar de insertar la formula y copiarla a las celdas de abajo, en cada celda donde se ha copiado la formula, la misma quedará como se muestra a continuación:

Observe como la primera celda referenciada es la misma, y como la segunda referencia cambió en cada celda en la que se ha copiado. 

Veamos otro ejemplo en el que en este caso se van a tener dos tabulaciones de datos (cada una en renglones y columnas separadas) en las cuales se requerirá copiar la misma fórmula que se escriba en la celda C7. Observe la tabulación siguiente, en la que el dato “año actual” se ubica en la celda (A2), la fórmula original se escribirá en la celda B7, y al copiarla en la segunda tabulación la primera celda donde se ubicará es la F13 (como puede verse, la segunda tabulación se ha ubicado tanto en columnas como en renglones diferentes).

Como puede verse, la primera tabulación se encuentra en la misma posición del ejemplo anterior, por lo tanto lo analizado previamente aplica para la primera tabulación de este nuevo ejemplo; sin embargo, no todo aplica para la segunda tabulación. Analicemos:

• En el caso de la referencia de celda del dato “año de nacimiento” en la primera tabulación, la celda referenciada (B7) se encuentra ubicada una columna a la izquierda del lugar donde se escribirá la fórmula, por lo tanto, al copiar esta fórmula a la celda F13 (de la segunda tabulación), esta referencia también debe ubicarse una columna a la izquierda de donde se encuentre la formula copiada; de esta forma se deduce que la referencia de la celda debe quedar totalmente relativa.
• En el caso de la referencia de celda del dato “año actual” (A2), si se copia la formula desde la celda C7 a la celda F13, tal cual se escribió para el ejemplo anterior (A$2-B7), se tendrá el problema de que la columna se moverá (ya que quedo como relativa, observe que no tiene el signo de pesos), y hará referencia erróneamente a la celda D$2 la cual no contiene el dato deseado (Año actual). Observe a continuación el problema:

Para lograr corregir el problema de la referencia al dato “año actual”, la referencia a la celda se debe volver completamente absoluta ($A$2) de forma que al copiar la formula a otra posición, la referencia permanezca inamovible. Por lo tanto la fórmula original (en la celda C7) debe ser: $A$2-B7. Observe a continuación el ejercicio terminado:

Por el momento espero que con estos ejemplos se aclaren los aspectos generales de las referencias de celdas.

• Si lo desea descargue aquí el material expuesto.

En otra entrada se aclaran aspectos generales de las referencias relativas y absolutas usando rangos de celdas.

Saludos

M.C. Bertha López Azamar

P.D. Alumno UNPA, si ya leíste la entrada, pon la letra de tu grupo y las iniciales de tus apellidos primero y luego de tu nombre en un comentario de esta entrada.